Conciliación bancaria: qué es y cómo hacerla cada mes paso a paso

La conciliación bancaria es la comprobación de que cada movimiento del banco tiene su documento correspondiente en tus registros, y al revés: que cada factura cobrada o gasto pagado aparece en el banco. Hacerla una vez al mes permite detectar cobros pendientes, cargos duplicados, comisiones no previstas o facturas de gasto que faltan, mucho antes de que la gestoría las reclame al cierre del trimestre.

Por qué conviene hacerla cada mes

La conciliación no es solo un trámite contable. Para un autónomo o una pyme tiene utilidades muy prácticas:

• Saber qué clientes han pagado y cuáles no, con datos reales.
• Detectar cargos que no reconoces, suscripciones olvidadas o comisiones.
• Localizar los gastos de los que no tienes factura y pedirla a tiempo.
• Enviar a la gestoría una documentación completa y coherente.
• Tener una imagen fiel de la tesorería para tomar decisiones.

Si se deja para el final del trimestre, el volumen se triplica y es mucho más difícil recordar a qué correspondía cada movimiento.

Qué necesitas antes de empezar

1. El extracto del banco del mes, descargado en hoja de cálculo o PDF.
2. El listado de facturas emitidas del periodo y las pendientes de meses anteriores.
3. Las facturas y tickets de gastos del mes.
4. Si cobras con tarjeta o plataformas de pago, sus liquidaciones.
5. Un sitio donde anotar el resultado: el programa de facturación, una hoja de cálculo o la herramienta que use tu gestoría.

Cómo hacerla paso a paso

Paso 1: revisa los ingresos

Recorre cada entrada de dinero del extracto y busca la factura a la que corresponde. Márcala como cobrada en tu registro. Presta atención a:

• Pagos que agrupan varias facturas en una sola transferencia.
• Pagos parciales, que dejan un pendiente.
• Transferencias con un concepto poco claro o de un titular distinto al cliente.
• Liquidaciones de tarjeta, que llegan con comisiones ya descontadas.

Paso 2: revisa los pagos

Haz lo mismo con cada salida de dinero: comprueba que tienes la factura o el justificante. Clasifica los cargos que no tienen documento en tres grupos: los que tienen factura pendiente de pedir, los que no generan factura (por ejemplo, ciertas comisiones bancarias, que se justifican con el propio extracto o el documento del banco) y los que no reconoces.

Paso 3: cruza al revés

Ahora parte de tus registros: ¿hay facturas emitidas que deberían haberse cobrado y no aparecen en el banco? ¿Gastos que registraste como pagados y no se han cargado? Este cruce inverso es el que descubre impagos y errores de registro.

Paso 4: anota y resuelve las diferencias

Haz una lista breve con cada diferencia, qué acción requiere y quién se ocupa. Por ejemplo:

Diferencia	Acción
Factura emitida vencida sin cobro	Enviar recordatorio de pago
Cargo de proveedor sin factura	Pedir factura al proveedor
Cargo desconocido	Consultar con el banco
Cobro sin factura asociada	Identificar al pagador y emitir o localizar la factura
Comisión bancaria	Guardar el justificante del banco

Paso 5: cierra el mes

Cuando las diferencias estén resueltas o anotadas, guarda el extracto y las facturas en la carpeta del mes y deja constancia de que la conciliación está hecha. Si tu gestoría trabaja con la documentación mensual, este es el momento de enviársela.

Diferencias habituales y por qué ocurren

• Desfase de fechas: una transferencia enviada el día 30 puede llegar el día 2 del mes siguiente.
• Recibos devueltos: aparecen como un cobro y, días después, como un cargo.
• Comisiones de plataformas de pago: el importe que entra es menor que el facturado.
• Pagos agrupados: un cliente paga varias facturas juntas.
• Gastos con tarjeta personal: gastos del negocio pagados desde una cuenta personal, que conviene evitar o documentar bien.

Trucos para que lleve menos tiempo

• Usa una cuenta bancaria solo para el negocio.
• Pide a los clientes que indiquen el número de factura en el concepto de la transferencia.
• Descarga las facturas de proveedores digitales cada semana, no a final de mes.
• Si tu programa de facturación se conecta con el banco, aprovecha la sugerencia automática de coincidencias, pero revísalas.
• Fija un día concreto del mes para hacerla, como parte de tu cierre de mes administrativo.

Un ejemplo sencillo

Imagina un electricista que al revisar su extracto de marzo encuentra doce ingresos y treinta y cinco cargos. Diez ingresos coinciden con facturas; uno agrupa dos facturas de la misma comunidad de vecinos y otro es una devolución de un proveedor. Entre los cargos, tres compras de material no tienen factura y hay una suscripción que ya no usa. Al cruzar al revés, descubre dos facturas de febrero sin cobrar. Resultado: tres facturas que pedir, dos recordatorios que enviar y una suscripción que cancelar.

Quién debe hacerla

En muchos negocios se da por hecho que la conciliación es cosa de la gestoría. En la práctica, la gestoría trabaja con lo que le envías y no siempre revisa cada movimiento para reclamar facturas o detectar impagos. Esa parte del trabajo administrativo, que queda en tierra de nadie, la explicamos en lo que tu gestoría no hace. Puedes hacerla tú, alguien de tu equipo o un servicio de externalización administrativa que trabaje con tu banca y tu programa.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo lleva una conciliación bancaria mensual?

Depende del volumen de movimientos y del orden previo. Con una cuenta exclusiva para el negocio y facturas al día, en un negocio pequeño suele ser cuestión de una o dos horas al mes.

¿Tengo que conciliar si tengo varias cuentas?

Sí, cada cuenta se concilia por separado. Si mueves dinero entre ellas, comprueba que cada traspaso aparece como salida en una y entrada en otra.

¿Qué hago con un cargo que no reconozco?

Revisa primero si corresponde a alguna suscripción o proveedor con otro nombre comercial. Si sigues sin identificarlo, contacta con tu banco cuanto antes.