Esta página es para empresas de reformas y autónomos de la construcción que pasan el día en obra y dejan la oficina para la noche. Nos encargamos de coger las llamadas, cerrar visitas, sacar los presupuestos y las facturas por fases y seguir los cobros, para que la parte administrativa no vaya siempre por detrás del trabajo.
Cuando la oficina va en la furgoneta
El teléfono suena mientras estás con la radial o hablando con un cliente en su cocina. Las visitas se apuntan en un papel, los presupuestos se escriben de noche y salen tarde, y las facturas de cada fase se retrasan porque nadie tiene tiempo de prepararlas. El resultado es conocido: clientes que llaman a otra empresa porque nadie les contestó, obras terminadas sin facturar del todo y cobros que se alargan.
Qué llevamos por ti
Llamadas y visitas
Contestamos con el nombre de tu empresa en horario laboral, preguntamos lo necesario para valorar el trabajo (tipo de reforma, dirección, si hay comunidad de por medio, cuándo puede el cliente) y cerramos la visita en tu agenda según los huecos que nos indiques. Si quieres, pedimos fotos por WhatsApp antes de la visita.
Presupuestos
Tú tomas las medidas y nos pasas las partidas como te resulte cómodo: una nota de voz, unas fotos de la libreta o una lista. Nosotros montamos el presupuesto con tu formato, revisamos que lleve lo que debe llevar y te lo enviamos para que lo apruebes antes de mandarlo. Si quieres repasar el contenido, tenemos una guía sobre qué incluir en un presupuesto de reforma. Después hacemos el seguimiento para saber si el cliente lo acepta.
Certificaciones y facturas por fases
En obras por fases preparamos cada certificación o factura cuando nos confirmas que una fase está hecha, siguiendo lo pactado en el presupuesto: anticipo, hitos intermedios y liquidación final. Llevamos un control de qué está facturado y qué falta en cada obra.
Cobros a particulares y comunidades
Un particular y una comunidad de propietarios no pagan igual. Con los particulares suele funcionar un recordatorio cercano por WhatsApp o correo; con las comunidades, el trato con el administrador de fincas y la documentación que pida. En los dos casos seguimos el protocolo que tú marques. Hablamos más de esto en gestión de cobros.
Gremios y proveedores
Confirmamos con el fontanero, el electricista o el carpintero los días que entran en cada obra, pedimos material y albaranes a los almacenes y reclamamos las facturas de proveedores que faltan. Las decisiones técnicas siguen contigo; nosotros llevamos el calendario y los avisos.
Fotos y documentación de obra
Las fotos del antes, el durante y el después, los albaranes, los contratos y las aceptaciones de presupuesto se guardan en tus carpetas, una por obra. Cuando un cliente pregunta por algo o hay que justificar un extra, está a mano.
Una semana en una empresa de reformas
El lunes llegan varias peticiones de presupuesto del fin de semana por WhatsApp y correo. Se responde a cada cliente, se piden fotos y se reservan las visitas en los huecos que tienes libres. El martes nos pasas las notas de las visitas del lunes y se montan los presupuestos para que los revises. El miércoles se confirma con el electricista su entrada en una obra y se avisa al cliente. El jueves terminas la demolición y la fontanería de una cocina: se emite la factura de esa fase y se envía con las fotos. El viernes se revisan los cobros pendientes, se envían los recordatorios acordados y se archivan los albaranes de la semana en la carpeta de cada obra.
Lo que sigue en tu mano
Medir, valorar, decidir el precio y dirigir la obra. También qué hacer con un cliente que no paga cuando ya se han agotado los recordatorios, y la relación con tu gestoría para impuestos y nóminas.
Lo que no hacemos
- No hacemos mediciones ni valoraciones técnicas.
- No llevamos la contabilidad, los impuestos ni las nóminas de los operarios: eso sigue con tu gestor. Más detalle en lo que tu gestoría no hace.
- No buscamos obras ni compramos contactos: ordenamos las peticiones que ya te llegan.
- No atendemos fuera del horario laboral, de lunes a viernes.
Cómo empezamos
Primero vemos cómo trabajas hoy: cómo entran los clientes, qué programa usas para presupuestos y facturas y cuántas obras sueles tener abiertas a la vez. Con eso acordamos el guion de llamadas, el formato de presupuesto, las fases de facturación habituales y el protocolo de cobro. Firmamos el contrato de confidencialidad y el de servicio por meses, sin permanencias largas, y arrancamos con las obras que tengas en marcha.
Preguntas frecuentes
¿Necesito tener un programa de facturación?
No. Si ya usas Holded, Solviun o Google Workspace, trabajamos ahí. Si llevas los presupuestos en hojas sueltas, montamos contigo una herramienta y pasamos tus plantillas.
¿Podéis contestar a un cliente que pregunta por el estado de su obra?
Sí, con la información que nos hayas dado: qué fase está en curso, cuándo entra cada gremio, qué falta por confirmar. Si pregunta algo técnico, tomamos nota y te lo pasamos para que le llames tú.
¿Esto sirve para un autónomo que trabaja solo?
Sí. La dedicación se ajusta al volumen de cada negocio, y para quien trabaja solo suele ser donde más se nota. Puedes ver cómo funciona en general en secretaria externa por horas.
Cuéntanos cómo trabajas
Te decimos qué parte de la administración se puede quitar de tu mesa, con qué herramientas y cómo se empieza. Sin compromiso. También puedes llamarnos al 622 630 800, de lunes a viernes de 9:00 a 17:00.