Esta página es para autónomos y pymes que necesitan a alguien que lleve la parte administrativa unas horas a la semana, pero no tienen trabajo suficiente para un puesto completo. Una secretaria externa por horas atiende llamadas, prepara presupuestos y facturas, sigue los cobros y mantiene la agenda en orden, sin que tengas que contratar a nadie.
Qué es una secretaria externa
Es un servicio de externalización administrativa: una persona de nuestro equipo trabaja para tu negocio en remoto, con tus herramientas y con tu nombre comercial. No ocupa una mesa en tu oficina ni entra en tu plantilla. Trabaja con un guion y unos criterios que acordamos contigo al principio y que se revisan cuando cambia algo en tu forma de trabajar.
Qué tareas cubre
- Llamadas, WhatsApp de empresa y correo. Contestamos con el nombre de tu negocio, tomamos nota, damos la información que nos hayas autorizado y te pasamos lo que necesita tu decisión. Si lo prefieres, con un número exclusivo.
- Presupuestos y facturas. Los preparamos en la herramienta que ya uses, como Holded, Solviun o Google Workspace. Si no usas ninguna, la montamos contigo.
- Seguimiento de cobros. Recordamos los pagos pendientes siguiendo el protocolo que tú decidas: cuándo se avisa, por qué canal y con qué tono.
- Agenda y vencimientos. Citas, recordatorios a clientes y avisos de fechas que no se pueden pasar.
- Documentación y proveedores. Digitalizamos y ordenamos los papeles en tus carpetas, pedimos albaranes, reclamamos facturas que faltan y respondemos consultas sencillas de proveedores.
Cómo se ajustan las horas
No hay un paquete cerrado. Antes de empezar repasamos contigo qué tareas quieres delegar y cuánto volumen suelen tener: cuántas llamadas entran en un día normal, cuántos presupuestos salen en una semana, cuántas facturas se emiten al mes. Con eso proponemos una dedicación inicial.
Después, el contrato es por meses y sin permanencias largas, así que la dedicación se puede subir en temporada alta o reducir cuando el trabajo baja. Si una tarea deja de tener sentido, se quita; si aparece otra, se añade al guion.
Contratar o externalizar: en qué cambia
Contratar a una persona tiene ventajas claras cuando el volumen administrativo justifica una jornada completa y necesitas a alguien físicamente en la oficina. Cuando no es así, la secretaria externa encaja mejor por varias razones:
- No hay proceso de selección, alta ni formación desde cero en tareas generales: solo hay que explicar cómo funciona tu negocio.
- Pagas la dedicación que usas, no una jornada que a veces se queda vacía.
- No asumes nóminas ni costes laborales fijos: contratas un servicio y lo ajustas cuando cambia tu volumen de trabajo.
- Toda la información queda en tus carpetas y bajo contrato de confidencialidad, así que no depende de una sola persona.
Si estás valorando las dos opciones, en el blog tenemos una comparación más detallada entre un asistente virtual y contratar a alguien.
Una semana típica
El lunes por la mañana se revisan los correos y mensajes que llegaron el fin de semana y se responden los que tienen respuesta en el guion. Lo que necesita tu criterio te llega resumido. Durante la semana se atienden las llamadas en horario laboral, se apuntan citas en tu agenda y se envían recordatorios a los clientes del día siguiente.
A mitad de semana salen los presupuestos que dejaste dictados o anotados, con el formato de siempre. El jueves se repasan las facturas vencidas y se envían los avisos de pago que marca tu protocolo. El viernes se ordena la documentación de la semana en tus carpetas y recibes una nota corta con lo que queda pendiente.
Lo que se queda en tu negocio
Las decisiones siguen siendo tuyas: qué precio pones, qué cliente aceptas, cuándo se hace una excepción en un cobro. También se quedan contigo el trabajo técnico de tu oficio y la relación con tu gestoría. Nosotros preparamos, ordenamos y avisamos; tú apruebas.
Lo que no hacemos
- No somos una gestoría: impuestos, contabilidad y nóminas siguen con tu gestor. Te explicamos la diferencia en lo que tu gestoría no hace.
- No somos una ETT ni cedemos trabajadores.
- No somos una centralita que solo desvía llamadas: atendemos y resolvemos lo que está en el guion.
- No captamos clientes. Ordenamos lo que ya te entra.
Cómo se empieza
- Una conversación para entender tu negocio y qué tareas te quitan más tiempo.
- Acordamos el guion de atención, el protocolo de cobros y los permisos en tus herramientas.
- Firmamos el contrato de confidencialidad y el de servicio por meses.
- Empezamos con las tareas acordadas y ajustamos el guion en las primeras semanas según lo que vaya surgiendo.
Preguntas frecuentes
¿La secretaria trabaja siempre con el nombre de mi negocio?
Sí. Al teléfono, por WhatsApp y por correo se presenta con tu nombre comercial y sigue el tono que hayamos acordado. Tus clientes no tienen por qué saber que el servicio es externo.
¿Puedo empezar solo con una tarea, por ejemplo las llamadas?
Sí. Muchas empresas empiezan por la atención telefónica o por las facturas y añaden tareas cuando ven cómo funciona. Si te interesa sobre todo la parte del teléfono, mira la página de recepcionista virtual.
¿Qué pasa con mis datos si dejamos el servicio?
La información está desde el principio en tus carpetas y tus herramientas, no en las nuestras. Al terminar se retiran nuestros accesos y todo sigue donde estaba.
Cuéntanos cómo trabajas
Te decimos qué parte de la administración se puede quitar de tu mesa, con qué herramientas y cómo se empieza. Sin compromiso. También puedes llamarnos al 622 630 800, de lunes a viernes de 9:00 a 17:00.