La recepcionista virtual es para negocios que pierden llamadas porque están atendiendo a un cliente, en una reunión o fuera de la oficina. Contestamos con el nombre de tu empresa, resolvemos lo que se puede resolver con tu guion y te pasamos el resto ordenado, para que nadie se quede sin respuesta.
Qué pasa cuando entra una llamada
- Contestamos con tu nombre comercial y el saludo que hayas elegido.
- Identificamos qué necesita la persona: información, una cita, un presupuesto, una incidencia o hablar contigo.
- Si la respuesta está en el guion, la damos: horarios, zona de trabajo, cómo pedir presupuesto, estado de una cita.
- Si hace falta tu decisión, tomamos nota completa, con nombre, teléfono, motivo y cuándo prefiere que le llamen, y te la enviamos por el canal acordado.
- Si la llamada es para pedir cita, queda apuntada en tu calendario y el cliente recibe la confirmación.
El guion se escribe contigo antes de empezar. Si quieres ver cómo se plantea uno, en el blog explicamos cómo preparar un protocolo de atención telefónica.
Atención telefónica para empresas, no un call center
Cuando alguien busca un call center para pymes suele pensar en un servicio que atiende a muchísimas empresas con respuestas genéricas. Lo nuestro es distinto: una persona o un equipo reducido conoce tu negocio, tus servicios y tu manera de hablar con los clientes. No leemos un texto igual para todas las empresas ni derivamos todo a un buzón de voz.
Tampoco somos una centralita. Una centralita reparte o desvía llamadas; aquí alguien las contesta, entiende lo que se pide y lo deja resuelto o anotado. Si quieres comparar las dos cosas, tenemos un artículo sobre la centralita virtual.
Los canales que atendemos
Además del teléfono, la recepcionista virtual puede llevar el WhatsApp de empresa y el correo general. Así el cliente recibe el mismo trato escriba por donde escriba, y tú recibes un único resumen en lugar de mensajes repartidos en varios sitios. Si lo prefieres, trabajamos con un número exclusivo para tu negocio, que puedes publicar en tu web y en tu ficha de Google.
Un día cualquiera
A primera hora se revisan los mensajes de WhatsApp y los correos que llegaron fuera de horario, y se contestan los que tienen respuesta en el guion. Por la mañana entran llamadas de clientes que quieren cita, de alguien que pregunta si trabajáis en su zona y de un proveedor que confirma una entrega. Las citas quedan en tu agenda, la consulta de zona se resuelve con el guion y la del proveedor te llega anotada.
A mediodía llama un cliente molesto por un retraso. No se le da una excusa inventada: se toma nota de lo que cuenta, se le explica cómo va a seguir su caso según lo acordado contigo y te llega el aviso marcado como prioritario. Por la tarde se envían los recordatorios de las citas del día siguiente y, al cerrar, tienes un resumen de todo lo que ha entrado.
Qué se queda contigo
Las respuestas que comprometen a tu empresa, como precios fuera de tarifa, excepciones o reclamaciones, las decides tú. También devolver las llamadas que requieren tu conocimiento técnico. Nosotros nos encargamos de que esas llamadas te lleguen con toda la información, para que no tengas que preguntar lo mismo otra vez.
Qué no hacemos
- No atendemos fuera del horario laboral, de lunes a viernes. Fuera de ese horario, el teléfono sigue el desvío o el mensaje que tengas configurado, y los mensajes escritos se revisan al empezar la jornada.
- No hacemos campañas de llamadas en frío ni captación de clientes: ordenamos lo que ya te entra.
- No somos una gestoría ni llevamos impuestos o nóminas.
- No inventamos respuestas que no estén en el guion: si no sabemos algo, lo anotamos y te lo pasamos.
Cómo se empieza
Primero hablamos de cómo entran hoy tus llamadas y cuáles se pierden. Con eso redactamos el guion: saludo, preguntas habituales con sus respuestas, qué se agenda, qué se te pasa y por qué canal. Configuramos el desvío o el número exclusivo, firmamos el contrato de confidencialidad y el de servicio por meses, y empezamos. Las primeras semanas revisamos contigo las notas para afinar el guion.
La recepción es una parte de la externalización administrativa. Si además necesitas presupuestos, facturas y cobros, la secretaria externa por horas lo reúne todo.
Preguntas frecuentes
¿Mis clientes sabrán que la recepcionista es externa?
No tienen por qué. Se contesta con tu nombre comercial y con el tono de tu empresa. Si algún cliente pregunta directamente, se responde lo que hayas decidido.
¿Qué pasa si entran varias llamadas a la vez?
Si en un momento puntual una llamada no se puede coger, se devuelve en cuanto es posible. En el blog explicamos por qué importa tanto no dejar llamadas perdidas en un negocio.
¿Podéis pasarme una llamada en directo?
Sí, si lo dejamos configurado. Decides qué llamadas se te pasan al momento, por ejemplo las de un cliente concreto, y cuáles se quedan anotadas para que las devuelvas cuando puedas.
Cuéntanos cómo trabajas
Te decimos qué parte de la administración se puede quitar de tu mesa, con qué herramientas y cómo se empieza. Sin compromiso. También puedes llamarnos al 622 630 800, de lunes a viernes de 9:00 a 17:00.