Factura a un cliente extranjero: UE, fuera de la UE, idioma y moneda

Para hacer una factura a un cliente extranjero hay que saber primero dónde está establecido (en la UE o fuera), si es una empresa o un particular y si vendes bienes o servicios. Con esas tres respuestas se determina si la factura lleva IVA español o no y qué mención debe incluir. Además, puedes emitirla en otro idioma y en otra moneda, con algunas condiciones que conviene conocer.

Las cuatro preguntas antes de facturar

1. ¿Dónde está el cliente? Dentro de la Unión Europea, fuera de ella o en territorios especiales.
2. ¿Es empresa o particular? El tratamiento del IVA cambia mucho entre una y otro.
3. ¿Vendes bienes o servicios? Las reglas de localización son distintas.
4. ¿En qué idioma y moneda? Afecta a la presentación y a cómo se registra la factura.

Cliente en otro país de la UE

Si es una empresa

Con carácter general, la factura no lleva IVA español: en servicios, por inversión del sujeto pasivo; en bienes, como entrega intracomunitaria exenta. Necesitas estar dado de alta en el registro de operadores intracomunitarios, verificar el número de IVA del cliente en VIES e incluir la mención correspondiente. Lo tienes explicado en detalle en el artículo sobre IVA intracomunitario.

Si es un particular

Aquí las reglas son distintas. En muchos casos se aplica IVA español, pero en ciertas ventas a distancia de bienes y en algunos servicios (por ejemplo, los prestados por vía electrónica) puede corresponder aplicar el IVA del país del cliente, con la posibilidad de declararlo a través de la ventanilla única europea. Es un terreno con umbrales y condiciones específicos; tu gestoría debe revisarlo.

Cliente fuera de la UE

Servicios a empresas

Muchos servicios prestados a empresas establecidas fuera de la UE no se consideran realizados en España, y la factura se emite sin IVA español, indicando que la operación no está sujeta. Hay excepciones, como servicios relacionados con inmuebles situados en España.

Venta de bienes

Las exportaciones suelen estar exentas de IVA siempre que se acredite la salida de los bienes, normalmente con documentación aduanera. Puede intervenir un transitario o agente de aduanas. En este tipo de operaciones es frecuente enviar primero una factura proforma.

Particulares fuera de la UE

Depende del tipo de servicio y de dónde se preste. En algunos casos se aplica IVA español y en otros no. Consúltalo caso por caso.

Resumen orientativo

Cliente	Servicios	Bienes
Empresa UE con NIF-IVA	Sin IVA, inversión del sujeto pasivo	Sin IVA, entrega intracomunitaria exenta
Particular UE	Depende del servicio; a veces IVA del país del cliente	Depende; en ventas a distancia puede aplicar IVA del país de destino
Empresa fuera de la UE	Normalmente no sujeta en España	Exportación exenta si se acredita la salida
Particular fuera de la UE	Depende del servicio	Exportación exenta si se acredita la salida

Esta tabla es una orientación general, no sustituye al análisis de cada operación por parte de un profesional.

Idioma de la factura

Puedes emitir la factura en castellano, en otra lengua oficial en España o en otro idioma. Si la emites en un idioma extranjero, Hacienda puede pedirte una traducción en caso de comprobación. Una solución práctica es emitirla en formato bilingüe: castellano e inglés, o castellano y el idioma del cliente, con los conceptos en ambos.

Si optas por una factura bilingüe, revisa que la traducción de las menciones fiscales sea la habitual en el país del cliente, porque su departamento de contabilidad las buscará para registrar la factura. Lo más cómodo es preparar una plantilla bilingüe en tu programa con los títulos de cada campo traducidos y usarla siempre para ese cliente, en lugar de traducir cada factura de nuevo. Pide al cliente, si hace falta, que te confirme qué datos necesita ver en la factura para tramitar el pago.

Moneda

Puedes expresar los importes en la moneda acordada con el cliente, por ejemplo dólares o libras. Sin embargo, si la factura lleva cuota de IVA, esa cuota debe expresarse también en euros, indicando el tipo de cambio aplicado. Para tu contabilidad, la gestoría necesitará el contravalor en euros de cada factura. Ten en cuenta que el importe que recibas en el banco puede diferir por el cambio y las comisiones; anótalo para que la conciliación cuadre.

Datos que conviene añadir

• Número fiscal del cliente en su país (en la UE, su número de IVA con prefijo).
• Dirección completa con el país.
• Tu número de IVA intracomunitario, si estás dado de alta.
• La mención que justifica la ausencia de IVA.
• IBAN y BIC/SWIFT para el pago internacional.
• Condiciones de entrega, en ventas de bienes.

Ejemplo

Una fotógrafa española hace un reportaje para una agencia con sede en Reino Unido. Factura en euros y en formato bilingüe, sin IVA español, indicando que el servicio no está sujeto por reglas de localización, con el número fiscal británico del cliente y los datos bancarios internacionales. Antes, su gestoría confirma el tratamiento y si la retención es aplicable.

Si gestionar estas facturas, sus menciones y el seguimiento de cobros internacionales te quita demasiado tiempo, puedes externalizar la administración y dejar la parte fiscal en manos de tu gestoría.

Preguntas frecuentes

¿Las facturas a clientes extranjeros llevan retención de IRPF?

Por lo general, no, porque el cliente extranjero sin establecimiento en España no está obligado a retener. Confírmalo con tu gestoría.

¿Tengo que numerarlas en una serie aparte?

No es obligatorio. Puedes usar tu serie habitual, aunque algunas empresas usan una serie específica para ventas al extranjero para controlarlas mejor.

¿Puedo cobrar en otra moneda sin cuenta en esa divisa?

Sí, el banco convertirá el importe, normalmente con comisiones y un tipo de cambio propio. Revisa con tu entidad las condiciones antes de pactar la moneda.