Esta página es para clínicas pequeñas y consultas de fisioterapia, odontología, psicología, podología, nutrición y otras especialidades. Atendemos las llamadas y los mensajes de los pacientes, gestionamos citas, cambios y recordatorios y preparamos las facturas, para que el equipo se dedique a la consulta sin interrupciones.
Una atención administrativa, no clínica
La secretaria virtual para clínicas se ocupa de la parte administrativa del contacto con el paciente. No valora síntomas, no da consejos sanitarios ni indica tratamientos. Si un paciente pregunta algo clínico, se toma nota y se traslada al profesional, o se le indica la vía que la consulta haya decidido. Si alguien describe una situación que parece grave, se le orienta a los servicios de urgencias, tal como recoja el guion de la clínica.
El recorrido de un paciente
- Primera consulta. El paciente llama o escribe. Se le explica qué servicios ofrece la clínica, cómo es la primera visita y qué debe traer, y se le da cita según la agenda de cada profesional.
- Confirmación y recordatorio. Recibe la confirmación y, antes de la cita, un recordatorio por el canal acordado. Hablamos de cómo plantearlos en recordatorios de citas.
- Cambios y cancelaciones. Si necesita mover la cita, se le ofrece otro hueco y el anterior queda libre para quien esté en lista de espera.
- Después de la sesión. Se emite la factura al paciente con sus datos correctos y, si hay sesiones de seguimiento, se reservan.
- Pagos pendientes. Si queda algo por cobrar, se recuerda con el tono y el protocolo que marque la clínica.
Una semana en la consulta
El lunes por la mañana se revisan los mensajes que llegaron el fin de semana: alguna cancelación, un paciente que pide cambiar de día y varias solicitudes de primera visita. Se recolocan las citas, se ofrecen los huecos libres a la lista de espera y se agendan las primeras visitas.
Durante la semana se contestan las llamadas mientras los profesionales están en sesión, se envían los recordatorios del día siguiente y se emiten las facturas de las sesiones realizadas. Si un paciente pregunta por su tratamiento, la consulta queda anotada para el profesional. El viernes se repasa la agenda de la semana próxima y se avisa a la clínica de los huecos que quedan.
Datos de salud, con especial cuidado
En una consulta circulan datos que la normativa de protección de datos considera especialmente sensibles. Por eso trabajamos bajo contrato de confidencialidad, accedemos solo a la información necesaria para la tarea administrativa y todo queda en las herramientas y carpetas de la clínica, que es quien decide cómo se tratan. No pedimos al paciente más datos de salud de los que indique el guion y no los movemos por canales que la clínica no haya autorizado. Si quieres repasar lo básico, tenemos un artículo sobre protección de datos para autónomos.
Qué sigue siendo de la clínica
Todo lo clínico: diagnósticos, tratamientos, informes, historia clínica y cualquier respuesta sobre la salud del paciente. También las tarifas, la política de cancelaciones y las decisiones sobre excepciones. La fiscalidad y las nóminas siguen con la gestoría.
Qué no hacemos
- No damos consejos sanitarios ni interpretamos pruebas o informes.
- No escribimos ni consultamos la historia clínica.
- No atendemos fuera del horario laboral, de lunes a viernes, ni hacemos guardias.
- No somos una gestoría. Lo explicamos en lo que tu gestoría no hace.
Cómo se empieza
Revisamos contigo los tipos de cita, la duración de cada servicio, la agenda de cada profesional y la política de cambios. Redactamos el guion, incluidas las frases para derivar cualquier pregunta clínica, y acordamos qué datos se piden y dónde se registran. Después configuramos los accesos a la agenda y al programa de facturación, firmamos el contrato de confidencialidad y el de servicio por meses, y empezamos. La parte telefónica funciona igual que nuestra recepcionista virtual, con un guion adaptado a la consulta.
Preguntas frecuentes
¿Podéis trabajar con el programa de citas que ya usamos?
Sí, siempre que nos des un acceso con los permisos justos para gestionar la agenda y las facturas. Si la clínica no tiene ninguna herramienta, montamos una contigo.
¿Qué respondéis si un paciente pregunta por su tratamiento?
Nada sobre el fondo. Le explicamos que lo traslada al profesional, tomamos nota de la consulta y del teléfono, y la clínica decide cómo y cuándo responder.
¿Cómo se gestionan las cancelaciones de última hora?
Según la política que marque la clínica. Se libera el hueco, se ofrece a los pacientes en lista de espera y, si la clínica cobra las ausencias sin aviso, se aplica lo que tenga establecido.
Cuéntanos cómo trabajas
Te decimos qué parte de la administración se puede quitar de tu mesa, con qué herramientas y cómo se empieza. Sin compromiso. También puedes llamarnos al 622 630 800, de lunes a viernes de 9:00 a 17:00.