Esta página es para despachos de abogados, asesores, arquitectos e ingenieros que pierden horas de trabajo técnico en llamadas, agendas y facturación. Filtramos las llamadas, organizamos las reuniones, preparamos provisiones de fondos y minutas y te recordamos los plazos que marques, para que tu tiempo se dedique a los expedientes.
Despachos con los que encaja
- Abogados que trabajan solos o en despachos pequeños, con muchas llamadas de clientes que preguntan por su asunto.
- Asesores fiscales, laborales o de empresa con picos de trabajo en temporada de declaraciones.
- Estudios de arquitectura e ingeniería que coordinan clientes, visitas, otros técnicos y organismos.
Filtrar llamadas sin desatender a nadie
Cada llamada se atiende con el nombre del despacho. Con el guion que acordemos sabemos quién pasa directamente, quién deja recado y qué información se puede dar. Un cliente que pregunta cuándo es su reunión recibe la respuesta; uno que pregunta por el fondo de su asunto recibe una llamada tuya, con la nota previa de lo que quiere. Las consultas nuevas se recogen con los datos que necesites para valorar si aceptas el encargo. Si quieres ver cómo se construye un guion así, lo contamos en guion de llamadas de atención al cliente.
Agenda de reuniones
Gestionamos la agenda del despacho y de cada profesional: reuniones presenciales y por videollamada, visitas a obra, confirmaciones y recordatorios. Si una reunión necesita documentación previa, se la pedimos al cliente con antelación para que llegue preparada.
Provisiones de fondos, minutas y facturas
Preparamos las solicitudes de provisión de fondos cuando se abre un asunto, las minutas y facturas según tus honorarios y el avance que nos indiques, y hacemos el seguimiento del cobro con el protocolo que decidas. Llevamos en tu programa de facturación un control por cliente y expediente de qué se ha provisionado, qué se ha facturado y qué queda pendiente.
Plazos: los recordamos, la responsabilidad sigue siendo tuya
Podemos llevar un calendario de vencimientos con las fechas que tú nos marques: un plazo procesal, la entrega de un proyecto, la presentación de documentación ante un organismo. Te avisamos con la antelación que elijas y volvemos a avisar si no confirmas. Pero no calculamos plazos ni interpretamos notificaciones: la fecha la fija el profesional y la responsabilidad del plazo sigue siendo suya. Nuestro papel es que no se olvide.
Documentación del expediente
Digitalizamos y ordenamos en tus carpetas la documentación que entra: escritos del cliente, contratos, planos, certificados, justificantes. Pedimos al cliente lo que falta y dejamos constancia de qué se ha recibido y cuándo. Si quieres ideas para ordenar el archivo, mira cómo organizar las carpetas del negocio.
Una semana en un despacho
El lunes entran llamadas de clientes que preguntan por sus asuntos; las que tienen respuesta en el guion se resuelven y el resto te llega agrupado. El martes se abre un expediente nuevo: se envía la hoja de encargo que nos facilites y la solicitud de provisión de fondos. El miércoles se confirman las reuniones de la semana y se pide a un cliente la documentación que falta. El jueves salta el aviso de un plazo que marcaste y se te recuerda hasta que lo confirmas. El viernes salen las minutas de los trabajos cerrados y se revisan los cobros pendientes.
Lo que se queda en el despacho
El asesoramiento, la estrategia, los escritos, los proyectos y las firmas. Cualquier respuesta técnica o jurídica al cliente. Los honorarios y cualquier excepción en su cobro. Y el cálculo y el control final de los plazos.
Lo que no hacemos
- No damos asesoramiento jurídico, fiscal ni técnico.
- No calculamos plazos, no firmamos y no presentamos escritos.
- No llevamos la contabilidad ni las nóminas del despacho, que siguen con quien las lleve hoy. Lo explicamos en lo que tu gestoría no hace.
- No captamos clientes: ordenamos los que ya llegan.
Cómo se empieza
Una primera conversación sirve para ver cómo entra hoy el trabajo en el despacho y qué te quita más tiempo. Después acordamos el guion de llamadas, el criterio de filtro, el modelo de provisión y de minuta y cómo nos vas a marcar los plazos. Firmamos el contrato de confidencialidad, especialmente importante en un despacho, y el de servicio por meses, y empezamos. Es la misma externalización administrativa que ofrecemos a otros sectores, con un guion pensado para el trabajo profesional.
Preguntas frecuentes
¿Qué hacéis si llama un juzgado o un organismo?
Tomamos nota completa de quién llama, por qué asunto y qué piden, y te la pasamos en el momento por el canal que hayamos acordado para lo prioritario. No damos información del expediente salvo la que tengas autorizada.
¿Cómo se protege el secreto profesional?
Con contrato de confidencialidad, accesos limitados a lo que necesita cada tarea y toda la información guardada en las carpetas y herramientas del despacho. Nada se queda en las nuestras.
¿Podéis trabajar para varios profesionales del mismo despacho?
Sí. Llevamos una agenda y un criterio de filtro por profesional, y las provisiones y minutas se preparan por cliente y por responsable del asunto.
Cuéntanos cómo trabajas
Te decimos qué parte de la administración se puede quitar de tu mesa, con qué herramientas y cómo se empieza. Sin compromiso. También puedes llamarnos al 622 630 800, de lunes a viernes de 9:00 a 17:00.