Lo que tu gestoría no hace por tu empresa

Si tienes gestoría y aun así sigues con papeles a las once de la noche, no es que tu gestoría trabaje mal. Es que la mitad del trabajo administrativo de una empresa nunca ha sido suyo. Aquí está dónde acaba lo que hace una gestoría, qué queda debajo y quién puede llevarlo sin que contrates a nadie.

Hasta dónde llega una gestoría

Una gestoría lleva la parte que tiene firma y plazo oficial: los impuestos y sus modelos, la contabilidad, las nóminas, las altas y bajas en la Seguridad Social, las cuentas anuales. En muchos casos también el asesoramiento fiscal y laboral. Es trabajo técnico, está regulado y conviene que lo haga quien sabe.

Y ahí acaba. Una gestoría trabaja con lo que le entregas: no entra en tu correo a buscar la factura del proveedor que no llegó, no llama al cliente que no ha pagado, no nombra los archivos ni monta las carpetas. No porque no quiera, sino porque no es su trabajo ni está en lo que le pagas.

El trabajo que hay antes de la gestoría

Cada mes o cada trimestre hay una lista que alguien tiene que reunir: las facturas emitidas, las recibidas, los extractos del banco, los tickets, los partes de horas, las altas y bajas de personal. Reunirlo no es difícil. Es pesado, y por eso se hace tarde.

Lo pesado son los huecos. El proveedor que manda la factura en un PDF sin número. El gasto pagado con la tarjeta personal. El cliente al que hay que volver a pedirle los datos de facturación. La foto de un ticket que se quedó en el móvil. Cada hueco es una llamada, un correo y un recordatorio: horas que no facturas.

Ese es el trabajo que hacemos nosotros. Lo reunimos, lo ordenamos, lo dejamos en tu carpeta y se lo enviamos a tu gestoría en la fecha y el formato que ella pida.

Y el que hay después

Cuando llega un requerimiento de Hacienda, tu gestoría te dice qué documento necesita; localizarlo es tuyo. Cuando sale un modelo con una cifra, comprobar que esa factura se cobró de verdad también es tuyo. Cuando hay que rectificar, la gestoría rectifica, pero alguien tiene que conseguir el papel que falta.

Esa parte —buscar, pedir, confirmar, volver a pedir— es la que se come las tardes. Y es exactamente la que se puede sacar de tu mesa sin tocar nada de lo fiscal.

Lo que no pasa por la gestoría en ningún momento

Hay un bloque entero que no es de la gestoría nunca y que en los negocios pequeños acaba siempre en la misma mesa, la del dueño:

• el teléfono y el WhatsApp de empresa, contestados en horario y con tu nombre comercial;
• los presupuestos, redactados y enviados el mismo día;
• las facturas a cliente, emitidas y enviadas;
• el seguimiento de los cobros, con el protocolo que marques tú;
• la agenda, las citas y los vencimientos;
• la documentación digitalizada y ordenada, para encontrar cualquier cosa sin llamar a nadie;
• y pedir a proveedores los documentos, los pedidos y las confirmaciones.

Eso es lo nuestro, y es la mayor parte de cómo funciona externalizar la administración de un negocio pequeño.

El mes, repartido

Dicho de otra manera, con el calendario delante:

Por qué a veces la factura de la gestoría sube

Merece la pena mirar tu última factura de gestoría con detalle. Es frecuente que aparezcan conceptos fuera de cuota: documentación entregada fuera de plazo, recontabilizar, presentar una complementaria, reclasificar apuntes. No suele ser un abuso, es tiempo real que alguien ha tenido que dedicar a ordenar lo que llegó desordenado.

Cuando la documentación va completa y en fecha, esos conceptos tienden a desaparecer. Es la parte del ahorro que nadie cuenta, y conviene comprobarla en tu propia factura antes de creérsela.

No somos una gestoría, y no queremos serlo

Conviene decirlo claro. Somos secretaría administrativa: llevamos la administración del día a día. No hacemos tus impuestos, ni tu contabilidad, ni tus nóminas, y no vamos a firmarte nada de eso. Gestor administrativo es además una profesión colegiada en España, y no nos vamos a poner un título que no nos corresponde.

Trabajamos con tu gestoría, no en su lugar. Si alguien te ofrece las dos cosas juntas y muy baratas, pregunta quién firma la parte fiscal. Y si no tienes gestoría, te diremos que la necesitas.

Cómo funciona si ya tienes una

No hay que cambiar de gestoría ni renegociar nada con ella. Empezamos preguntándole en qué formato quiere recibir la documentación y en qué fecha: cada una tiene su manera y es más fácil adaptarse que discutirlo. A partir de ahí lo recibe siempre igual, el mismo día del mes y completo.

El resto —teléfono, presupuestos, facturas, cobros— arranca en paralelo, con el guion de atención y el protocolo de cobros que acordemos contigo. El detalle de qué incluye cada cosa está en el servicio de secretaría virtual para empresas, y las tarifas y la forma de facturación, en las preguntas de precios.

Cuándo no te hace falta

Si emites cinco facturas al mes y las llevas en veinte minutos, esto te sobra. Si el problema es que no entran clientes, tampoco: esto ordena lo que hay, no genera demanda. Y si lo que buscas es una gestoría, lo que necesitas es una gestoría: nosotros vamos después, o al lado.

Cuéntanos qué te pide tu gestoría

Dinos qué te reclama cada trimestre y quién lo prepara hoy. Con eso te decimos qué parte se puede ir fuera, en qué formato y en qué plazo. Sin compromiso.

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