Un albarán es el documento que acompaña a una entrega de mercancía, o que deja constancia de un trabajo hecho, y que firma quien la recibe para confirmar que ha llegado lo que se indica. No es una factura ni tiene valor fiscal, pero sirve como prueba de la entrega, para controlar el stock y como base para preparar la factura después. En muchos sectores es el documento que más se usa en el día a día.
Para qué sirve un albarán
- Acreditar la entrega: con la firma del receptor, demuestra qué se entregó, cuándo y a quién.
- Controlar existencias: tanto el que envía como el que recibe saben qué ha salido y qué ha entrado.
- Preparar la factura: muchas empresas facturan al final del mes agrupando los albaranes del periodo.
- Resolver reclamaciones: si falta material o llega dañado, se anota en el albarán en el momento de la entrega.
- Documentar trabajos: en servicios técnicos, el parte o albarán de trabajo recoge horas, materiales y la conformidad del cliente.
Qué datos debe llevar
No existe una lista legal cerrada como ocurre con las facturas, pero un albarán útil suele incluir:
- Número de albarán, con su propia numeración.
- Fecha de entrega.
- Datos del emisor: nombre o razón social, NIF y dirección.
- Datos del destinatario y, si es distinta, la dirección de entrega.
- Referencia del pedido del cliente, si la hay.
- Descripción de los productos o trabajos, con referencias o códigos.
- Cantidades entregadas y, si aplica, unidades de medida (cajas, kilos, metros).
- Precios, solo si es un albarán valorado.
- Espacio para observaciones: incidencias, faltas, daños.
- Nombre, firma y, a ser posible, DNI de quien recibe, con la fecha.
Ejemplo de albarán sencillo
Un almacén de materiales de construcción entrega un pedido a una empresa de reformas en una obra. El albarán podría quedar así:
| Referencia | Descripción | Cantidad | Observaciones |
|---|---|---|---|
| CEM-25 | Saco de cemento de 25 kg | 40 unidades | Sin incidencias |
| LAD-07 | Palé de ladrillo perforado | 2 palés | Un palé con piezas rotas, se fotografía |
| ARE-01 | Arena fina, big bag | 3 unidades | Sin incidencias |
Debajo, el encargado de la obra escribe su nombre, firma y anota la hora. Gracias a la observación del palé dañado, el almacén sabe que debe reponer o abonar esas piezas, y la empresa de reformas tiene una prueba si la factura llega con el material completo.
Tipos de albarán
Albarán valorado
Incluye precios e importes. Facilita que el cliente compruebe la futura factura, pero obliga a tener los precios cerrados antes de la entrega.
Albarán sin valorar
Solo recoge productos y cantidades. Es habitual cuando quien recibe la mercancía no debe ver precios, por ejemplo un encargado de almacén o el cliente final de un distribuidor.
Albarán de devolución
Documenta la mercancía que vuelve al proveedor. Es la base para emitir después una factura rectificativa si ya se había facturado.
Parte o albarán de trabajo
En servicios, recoge la intervención: fecha, horas, materiales usados y conformidad del cliente. Un técnico de mantenimiento que visita a varios clientes al día lo usa para que la oficina facture después sin llamar a nadie para preguntar qué se hizo.
Del albarán a la factura
Es frecuente que una empresa entregue material varias veces al mes y emita una sola factura que agrupe todos los albaranes del periodo. Esta factura recapitulativa debe recoger las entregas y su fecha y emitirse dentro de los plazos que establece la normativa de facturación. Si lo haces así, pon en la factura el número de cada albarán incluido: el cliente lo agradecerá al cuadrar.
Si quieres ver las diferencias con más detalle, tienes una comparación entre albarán y factura.
Cómo organizar los albaranes
El problema más habitual no es hacer el albarán, sino que se pierda entre la entrega y la oficina. Algunas pautas:
- Digitaliza en el momento: una foto del albarán firmado, enviada a un correo o carpeta común, evita depender del papel.
- Usa albaranes digitales con firma en el móvil o la tableta si tu programa lo permite.
- Marca el estado: pendiente de facturar o facturado. Así ningún albarán se queda sin factura.
- Revisa al final de cada semana qué albaranes siguen pendientes.
- Guarda los albaranes junto a la factura correspondiente, por si hay reclamaciones.
Si en tu negocio los albaranes se acumulan en la furgoneta o en un cajón y se facturan tarde, esa es una tarea concreta que se puede externalizar: recoger los albaranes digitalizados, preparar las facturas y hacer seguimiento del cobro.
Errores frecuentes
- Entregar sin que nadie firme o con una firma ilegible sin nombre.
- No anotar las incidencias en el momento y reclamarlas días después sin prueba.
- Facturar a partir de memoria en lugar de a partir de los albaranes.
- Usar la misma numeración para albaranes y facturas.
- Olvidar albaranes de final de mes que se quedan sin facturar.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio hacer albaranes?
Con carácter general no es un documento fiscal obligatorio, aunque en algunos sectores o transportes puede exigirse documentación de acompañamiento. Para la mayoría de negocios es una práctica recomendable para tener pruebas de las entregas.
¿Un albarán lleva IVA?
Si es valorado, puede mostrar el IVA previsto, pero no se declara: el IVA se repercute en la factura. Si es sin valorar, no lleva importes.
¿Puedo deducirme un gasto con un albarán?
No. Para registrar el gasto y deducir el IVA necesitas la factura. Si un proveedor solo te ha dado albaranes, pídele la factura correspondiente.
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