Pedir un anticipo a un cliente: cuándo, cómo y cómo facturarlo

Pedir un anticipo a un cliente consiste en cobrar una parte del precio antes de empezar el trabajo. Tiene sentido en encargos de importe alto, con clientes nuevos o cuando tienes que comprar materiales específicos. Lo más importante es plantearlo desde el presupuesto, como parte de tus condiciones habituales, y emitir la factura de anticipo cuando lo cobres, descontándolo después en la factura final.

Cuándo tiene sentido pedir un anticipo

No hace falta pedirlo siempre. Es especialmente recomendable en estas situaciones:

• Clientes nuevos de los que no tienes referencias.
• Trabajos de importe alto en relación con tu facturación habitual.
• Materiales o productos a medida que no podrías reutilizar si el cliente se echa atrás.
• Encargos largos, que te obligan a dedicar semanas sin cobrar.
• Reservas de fecha, cuando bloqueas tu agenda para un cliente y rechazas otros trabajos.

Con clientes habituales que pagan bien y trabajos pequeños, puede bastar con unas condiciones de pago claras y un buen seguimiento.

¿Qué importe pedir?

No hay una cifra obligatoria ni una norma general: depende de tu sector, del tipo de trabajo y de la relación con el cliente. Como orientación práctica, muchos profesionales usan alguno de estos criterios:

Criterio	Cuándo encaja
El coste de los materiales	Reformas, fabricación a medida, instalaciones
Una parte fija del total, por ejemplo un tercio o la mitad	Proyectos con un plazo de varias semanas
Un importe de reserva	Eventos, servicios con fecha cerrada
Pagos por fases ligados a hitos	Trabajos largos con entregas parciales

Lo importante es que el anticipo sea proporcionado y que el cliente entienda a qué responde. Explicar que cubre los materiales o la reserva de fechas lo hace más fácil de aceptar.

Cómo plantearlo sin incomodar

Inclúyelo siempre en el presupuesto

Si el anticipo aparece por primera vez cuando el cliente ya ha dicho que sí, parece una condición nueva. Si está en el presupuesto desde el principio, es simplemente tu forma de trabajar. Un ejemplo de cláusula:

Forma de pago: 40 % a la aceptación del presupuesto, en concepto de anticipo para la compra de materiales; 60 % restante a la finalización de los trabajos. El inicio de los trabajos se programará una vez recibido el anticipo.

Explica el motivo con naturalidad

Si el cliente pregunta, responde con claridad: «Trabajamos así en todos los encargos que requieren comprar material a medida». No hace falta justificarse en exceso.

Ofrece flexibilidad razonable

Si el cliente tiene dificultades, puedes proponer un anticipo menor o más fases de pago. Lo que conviene evitar es empezar sin ninguna garantía en un trabajo de riesgo.

Vincula el inicio al cobro

Deja claro que la fecha de inicio se confirma cuando recibes el anticipo. Así evitas empezar a trabajar mientras el pago se retrasa.

Si te interesa ver otras medidas preventivas, las tienes en cómo evitar clientes morosos.

Cómo se factura un anticipo, en términos generales

Cuando cobras un anticipo, en general debes emitir una factura por ese importe, ya que el IVA se devenga en el momento del cobro anticipado por la parte cobrada. El proceso habitual es:

1. Factura de anticipo: se emite al cobrar, por el importe recibido, con su IVA y, si corresponde, su retención. En el concepto se indica que es un anticipo del presupuesto o trabajo concreto.
2. Factura final: al terminar, se emite por el total del trabajo y se descuenta el anticipo ya facturado, de forma que el importe pendiente sea solo la diferencia.

Un ejemplo con números sencillos y IVA general del 21 %: presupuesto de 3.000 euros de base. Anticipo del 40 %: factura de 1.200 euros de base más 252 euros de IVA. Factura final: total de 3.000 euros de base, menos el anticipo de 1.200 euros, resultando 1.800 euros de base más 378 euros de IVA. Si aplicas retención de IRPF o tu caso tiene particularidades, consulta con tu gestoría la forma correcta de reflejarlo; la parte fiscal es responsabilidad suya, como explicamos en lo que tu gestoría no hace.

¿Y si el cliente cancela después de pagar el anticipo?

Depende de lo que hayáis pactado. Por eso conviene que el presupuesto diga qué ocurre con el anticipo si el cliente cancela: por ejemplo, que se retendrá la parte correspondiente a materiales ya comprados o trabajo realizado. Si hay que devolver todo o parte, la gestoría te indicará cómo emitir la factura rectificativa. Con consumidores, las cláusulas deben ser claras y equilibradas.

Controla los anticipos en tu registro de cobros

Un anticipo pendiente es una factura más que seguir. Anota en tu registro la fecha en que lo pediste, cuándo se cobró y qué queda por facturar. En trabajos con varias fases, revisa en cada hito que se ha emitido la factura correspondiente y que se ha cobrado antes de pasar a la siguiente. Es sencillo perder el hilo cuando hay varios encargos abiertos a la vez; puedes integrarlo en tu sistema de gestión de cobros.

Lista de comprobación

• El anticipo figura en el presupuesto, con importe o porcentaje.
• Se explica a qué responde.
• Se indica qué pasa si el cliente cancela.
• La fecha de inicio depende del cobro.
• Se emite factura de anticipo al cobrar.
• La factura final descuenta el anticipo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo pedir un anticipo a un particular?

Sí, es habitual en muchos sectores. Debe estar claro en el presupuesto y las condiciones de cancelación deben ser razonables y transparentes.

¿Puedo emitir una factura proforma para pedir el anticipo?

Sí, una proforma sirve para indicar al cliente el importe a pagar, pero no sustituye a la factura. Cuando cobres el anticipo, emite la factura correspondiente.

¿El anticipo se puede cobrar en efectivo?

Existen límites legales al pago en efectivo en determinadas operaciones. Para evitar problemas y dejar rastro, es preferible cobrar por transferencia o tarjeta.