Factura electrónica obligatoria entre empresas: qué implica

La factura electrónica obligatoria es la exigencia legal de que las empresas y autónomos se emitan facturas entre sí en un formato electrónico estructurado, que un programa pueda leer automáticamente, y que se informe del estado de pago. Un PDF enviado por correo no cumple esta definición. La obligación procede de la llamada ley Crea y Crece, y su desarrollo y calendario dependen de la normativa que apruebe el Gobierno, por lo que conviene seguir la información oficial.

Qué es exactamente una factura electrónica

Hay que distinguir tres cosas que a menudo se mezclan:

• Factura en papel: impresa y entregada en mano o por correo postal.
• Factura en PDF: un documento digital que se ve como una factura, pero cuyos datos son, para un ordenador, básicamente una imagen o un texto sin estructura.
• Factura electrónica estructurada: un archivo con los datos organizados en campos definidos (emisor, receptor, líneas, bases, cuotas…) según un formato estándar. El programa del cliente puede importarla sin teclear nada.

Cuando se habla de factura electrónica obligatoria entre empresas, se habla de la tercera. Los formatos que se suelen citar son estándares reconocidos como Facturae (el usado con la Administración pública española), UBL, CII o EDIFACT. Tu programa de facturación es el que debe generar el archivo; no hace falta que conozcas los detalles técnicos.

Por qué se impulsa

El objetivo declarado es doble: reducir la morosidad, porque la información sobre cuándo se paga cada factura queda registrada, y digitalizar las relaciones entre empresas, que dejan de teclear facturas recibidas. Para quien factura a menudo, el beneficio práctico es menos errores al registrar y más visibilidad sobre los cobros.

Qué cambia al emitir facturas

1. El programa debe exportar en formato estructurado. Una plantilla de texto o de hoja de cálculo no lo hace.
2. Los datos maestros tienen que estar limpios: NIF, razón social y dirección del cliente correctos, porque el archivo se validará de forma automática.
3. El envío puede hacerse por plataformas: privadas de intercambio o la solución pública que habilite la Agencia Tributaria, según lo que establezca la normativa.
4. Habrá que comunicar estados: aceptación, rechazo o pago de la factura.

Qué cambia al recibir facturas

Esta parte se olvida con frecuencia. Si tú también recibes facturas de proveedores, tendrás que poder recibirlas en formato electrónico y, previsiblemente, informar de cuándo las pagas. Pregunta a tu programa de facturación o de contabilidad si puede importar facturas electrónicas recibidas y marcar su pago.

Factura electrónica y Verifactu no son lo mismo

	Factura electrónica entre empresas	Verifactu
Qué regula	El formato y el intercambio de la factura entre empresas	Los requisitos del software y de los registros de facturación
A quién afecta	Operaciones entre empresas y profesionales	A quien factura con un programa, también a particulares
Información extra	Estados de la factura y de su pago	Registro encadenado, QR y, en su modalidad, envío a Hacienda

Las dos obligaciones conviven, y un mismo programa puede cubrir ambas. Si quieres repasar la segunda, lee qué es Verifactu y qué cambia.

¿Y con la Administración pública?

Facturar a ayuntamientos, comunidades autónomas o ministerios en formato electrónico ya es habitual desde hace años a través de puntos de entrada como FACe. Si trabajas con el sector público, ya conoces parte del proceso. La novedad es extenderlo a las relaciones entre empresas privadas.

Sobre los plazos

No damos fechas porque el calendario depende del desarrollo reglamentario y puede variar según el tamaño de la empresa. La forma segura de saber cuándo te afecta es consultar la información oficial de la Agencia Tributaria o preguntarlo a tu gestoría.

Cómo preparar tu negocio desde ya

Aunque no sepas aún tu fecha concreta, hay trabajo que se puede adelantar sin coste y que mejora la facturación en cualquier caso:

• Centraliza la facturación en un único programa, en lugar de combinar plantillas, hojas de cálculo y facturas a mano.
• Revisa las fichas de clientes y proveedores: NIF, razón social y domicilio fiscal.
• Pregunta a tu proveedor de software si genera y recibe facturas electrónicas estructuradas y si prevé conectarse con la solución pública.
• Ordena el seguimiento de cobros y pagos: si vas a tener que informar de cuándo pagas y cuándo cobras, conviene que esa información ya esté al día.
• Define quién emite, quién revisa y quién marca los pagos en tu negocio.

Un ejemplo: una pequeña empresa de reformas que factura a constructoras y recibe facturas de varios almacenes puede empezar por pedir a sus proveedores principales que le envíen ya las facturas en formato electrónico, y comprobar si su programa las importa sin errores. Así detecta problemas antes de que la obligación sea exigible.

Si en tu caso la administración se reparte entre varias personas, o no la lleva nadie de forma estable, puedes plantearte externalizar la facturación y el control de cobros. La parte fiscal seguirá siendo cosa de tu gestoría, como se explica en lo que tu gestoría no hace.

Preguntas frecuentes

¿Enviar la factura en PDF por correo es factura electrónica?

A efectos de la obligación entre empresas, no. Hace falta un archivo en formato estructurado que un programa pueda leer. El PDF puede acompañarlo como copia visual.

¿Afecta también a las facturas a particulares?

La obligación de factura electrónica que se describe aquí se refiere a operaciones entre empresas y profesionales. Las facturas a consumidores finales siguen otras reglas, aunque sí les afecte Verifactu.

¿Tengo que contratar una plataforma de pago?

No necesariamente. La normativa prevé una solución pública de la Agencia Tributaria y también el uso de plataformas privadas. Qué te conviene depende de tu volumen y de tu programa.