El libro registro de facturas es la relación ordenada de todas las facturas que emite y recibe un negocio, con sus datos principales: número, fecha, cliente o proveedor, base imponible, IVA y total. Es una obligación fiscal para la mayoría de empresas y autónomos y sirve de base para las declaraciones de IVA y, en su caso, de IRPF. Hoy se lleva casi siempre en formato digital, a partir del programa de facturación o de contabilidad.
Qué libros existen
Cuando se habla del libro registro de facturas se suele hacer referencia a varios libros relacionados. Cuáles te corresponden depende de tu forma jurídica, tu actividad y tu régimen fiscal.
Libros a efectos del IVA
- Libro registro de facturas expedidas: todas las facturas que emites, incluidas rectificativas y simplificadas.
- Libro registro de facturas recibidas: las facturas de tus proveedores y acreedores.
- Libro registro de bienes de inversión: para ciertos bienes de uso duradero, en determinados casos.
- Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias: para algunas operaciones específicas con otros países de la UE.
Libros a efectos del IRPF
Los autónomos en estimación directa llevan además libros de ingresos, gastos, bienes de inversión y, en su caso, provisiones. En la práctica, muchos programas generan ambos tipos de libros a partir de los mismos datos.
Sociedades
Las sociedades llevan contabilidad conforme al Código de Comercio y, además, los libros registro de IVA. Normalmente se encarga la gestoría o el departamento contable.
Algunas empresas están obligadas a enviar los registros de IVA a Hacienda casi en tiempo real a través del Suministro Inmediato de Información (SII). Si es tu caso, tu gestoría lo sabrá; para la mayoría de pequeños negocios no aplica.
Qué datos recoge cada registro
| Libro | Datos habituales por factura |
|---|---|
| Facturas expedidas | Número y serie, fecha de expedición, fecha de operación si es distinta, nombre y NIF del cliente, base imponible, tipo de IVA, cuota, retención si existe, total |
| Facturas recibidas | Número de recepción propio, número y fecha de la factura del proveedor, nombre y NIF del proveedor, base, tipo, cuota, total y parte deducible |
El orden es importante: las facturas expedidas se anotan por número y fecha, y las recibidas por el orden en que las recibes, normalmente con una numeración interna.
Esa numeración interna de las recibidas es muy útil: si escribes el número de registro en cada factura o en el nombre del archivo digital, cualquiera puede localizarla después en segundos, aunque dos proveedores usen el mismo número de factura.
Cómo se lleva en la práctica
Hoy casi nadie escribe un libro a mano. Lo habitual es una de estas tres situaciones:
- El programa de facturación genera el libro de expedidas automáticamente y tú subes las facturas recibidas al mismo programa o a la plataforma de la gestoría.
- La gestoría lleva los libros a partir de las facturas que le envías cada mes o cada trimestre.
- Una hoja de cálculo propia, que solo tiene sentido para negocios muy pequeños y que conviene revisar con la gestoría.
En los tres casos, el libro solo será correcto si las facturas lo son. Un error en la numeración o en un NIF se arrastra al registro y a las declaraciones.
Qué hace la gestoría y qué te toca a ti
La gestoría suele encargarse de cerrar los libros, cuadrarlos con las declaraciones y presentar los impuestos. Lo que necesita para hacerlo bien es que tú, o quien gestione tu administración, le entregue:
- Todas las facturas emitidas del periodo, sin huecos de numeración.
- Todas las facturas recibidas, legibles y a nombre de tu negocio.
- Información de las facturas rectificativas y su motivo.
- Avisos sobre operaciones especiales: clientes extranjeros, exentas, compras a la UE.
Esa preparación previa es trabajo administrativo, no fiscal, y es justo lo que muchas gestorías no hacen por el cliente. Lo explicamos en lo que tu gestoría no hace. Si no tienes a nadie que lo haga, puedes externalizar esa preparación.
Rutina mensual para tener los libros al día
- Semana 1: revisa que todas las facturas emitidas del mes anterior están en el programa y la numeración es correlativa.
- Semana 1: recopila las facturas recibidas: correo, portales de proveedores, papel.
- Semana 2: comprueba que las facturas recibidas tienen tus datos correctos y reclama las que falten.
- Semana 2: envía todo a la gestoría con una nota de incidencias.
- Cierre de trimestre: revisa con la gestoría el resumen antes de presentar las declaraciones.
Mensualmente es más llevadero que acumularlo todo al final del trimestre, cuando las facturas que faltan son más difíciles de conseguir.
Errores frecuentes
- Facturas recibidas que nunca llegan a la gestoría porque se quedan en el correo.
- Facturas a nombre de otra persona o sin NIF.
- Facturas emitidas fuera del programa, que no aparecen en el libro.
- Rectificativas sin comunicar.
- Gastos personales mezclados con los del negocio.
Para conocer cuánto tiempo hay que conservar las facturas y los libros, consulta cuánto tiempo guardar facturas.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que llevar el libro registro si estoy en módulos?
Las obligaciones de registro varían según el régimen de IRPF y de IVA. En estimación objetiva hay obligaciones más reducidas, pero no siempre inexistentes. Consulta con tu gestoría las que te corresponden.
¿Hay que presentar el libro registro en Hacienda?
Con carácter general no se presenta de forma periódica, salvo en sistemas como el SII, pero debe estar disponible si Hacienda lo requiere.
¿Puede llevarlo mi programa de facturación?
Muchos programas generan el libro de facturas expedidas y, si registras allí las recibidas, también ese libro. Revisa con tu gestoría que el formato le sirva.
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