Respuestas automáticas en WhatsApp Business: ejemplos para copiar

Las respuestas automáticas de WhatsApp Business son de dos tipos: el mensaje de bienvenida, que recibe quien te escribe por primera vez o tras un tiempo sin hablar, y el mensaje de ausencia, que se envía fuera del horario que configures. A ellas se suman las respuestas rápidas, textos guardados que insertas tú con un atajo. Bien redactadas, hacen que el cliente sepa que su mensaje ha llegado, qué datos debe enviar y cuándo tendrá respuesta.

Qué debe tener una buena respuesta automática

• Identificación: el nombre del negocio, para que el cliente sepa que ha escrito al sitio correcto.
• Expectativa clara: cuándo vas a responder.
• Una petición concreta: qué información necesitas para atenderle mejor.
• Brevedad: tres o cuatro líneas como mucho.

Evita prometer plazos que no puedas cumplir y no abuses de los emoticonos: un tono cordial basta.

Mensajes de bienvenida

Genérico

Hola, gracias por escribir a [nombre del negocio]. Te respondemos en cuanto podamos dentro de nuestro horario ([horario]). Si nos cuentas qué necesitas, podremos ayudarte más rápido.

Para negocios que hacen presupuestos

Hola, gracias por contactar con [nombre del negocio]. Para preparar tu presupuesto, envíanos: tu nombre, la población donde sería el trabajo, una breve descripción y, si puedes, alguna foto. Te contestamos lo antes posible.

Para negocios con cita previa

Hola, soy [nombre] de [nombre del negocio]. Si quieres pedir cita, dime qué servicio necesitas y qué días y horas te vienen mejor. Te propongo hueco en cuanto revise la agenda.

Para tiendas o comercios

Hola, bienvenido a [nombre del negocio]. Puedes consultar nuestros productos en el catálogo. Si buscas algo concreto, escríbenos y te decimos si lo tenemos disponible.

Mensajes de ausencia

Fuera de horario

Hola, ahora mismo estamos fuera de nuestro horario de atención ([horario]). Hemos recibido tu mensaje y te responderemos el próximo día laborable.

Fin de semana

Hola, gracias por escribirnos. Los fines de semana no atendemos mensajes. El lunes a primera hora revisaremos tu consulta y te contestaremos.

Vacaciones o cierre temporal

Hola, [nombre del negocio] está cerrado por vacaciones del [fecha] al [fecha]. Déjanos tu nombre y lo que necesitas y te contactaremos a la vuelta. Si es sobre un trabajo en curso, indícalo y lo revisaremos con prioridad.

Si vas a ausentarte, consulta también cómo irte de vacaciones siendo autónomo sin dejar el negocio parado.

Durante una jornada de trabajo fuera

Hola, ahora mismo estoy atendiendo un trabajo y no puedo responder. Te contesto en cuanto termine, a lo largo del día.

Respuestas rápidas: las que más se usan

Las respuestas rápidas no se envían solas: las insertas tú escribiendo un atajo, normalmente una barra seguida de una palabra. Ahorran mucho tiempo en preguntas que se repiten.

Atajo sugerido	Texto
/horario	Nuestro horario es [horario]. Fuera de ese horario puedes escribirnos y te contestamos al día siguiente.
/zona	Trabajamos en [zonas o poblaciones]. ¿En qué población sería el servicio?
/datos	Para preparar el presupuesto necesito tu nombre, dirección o población, una descripción del trabajo y, si puedes, alguna foto.
/confirmar	Te confirmo la cita el [día] a las [hora] en [dirección]. Si necesitas cambiarla, avísanos con antelación.
/presupuesto	Te he enviado el presupuesto por correo a [correo]. Cualquier duda, me dices.
/pago	Puedes hacer el pago por [formas de pago]. Indica en el concepto el número de factura, por favor.
/gracias	Gracias a ti. Ha sido un placer. Si necesitas algo más, aquí estamos.

Ejemplo de conversación con mensajes bien combinados

Un fontanero recibe un mensaje un sábado por la tarde. El cliente ve primero el mensaje de ausencia de fin de semana, que le indica que la consulta se revisará el lunes. El lunes por la mañana, el fontanero abre el chat, usa la respuesta rápida /datos para pedir lo que falta, recibe las fotos y, tras revisar la agenda, propone dos horarios de visita. Cuando el cliente elige uno, envía /confirmar con la fecha y lo apunta en el calendario. En toda la conversación ha escrito muy poco a mano y el cliente ha sabido en cada momento qué iba a pasar.

Cómo configurarlas

1. Abre WhatsApp Business y entra en los ajustes de la cuenta o en las herramientas para la empresa.
2. Busca las opciones de mensaje de bienvenida, mensaje de ausencia y respuestas rápidas.
3. Activa cada mensaje, pega el texto y elige a quién se envía (todos, contactos que no están en la agenda, etc.).
4. Para el mensaje de ausencia, elige si se envía siempre, fuera del horario del perfil o en un periodo concreto.
5. Haz una prueba escribiendo desde otro número.

La ubicación exacta de cada opción puede cambiar entre versiones de la aplicación.

Errores que conviene evitar

• Mensajes demasiado largos que el cliente no lee.
• Prometer «respuesta inmediata» cuando no puedes asegurarla.
• Olvidar desactivar el mensaje de vacaciones al volver.
• Usar la respuesta automática como sustituto de la atención. Es un primer contacto; después alguien tiene que responder.
• No revisar los textos cuando cambian horarios, servicios o zonas.

Cuando hace falta algo más que mensajes automáticos

Si el volumen de mensajes te obliga a responder a todas horas, las respuestas automáticas solo ganan tiempo. La solución pasa por organizar franjas de atención o delegar la primera respuesta. Lee las pautas generales de WhatsApp Business para negocios pequeños o mira qué supone la externalización administrativa de la atención por mensajes.

Preguntas frecuentes

¿El mensaje de bienvenida se envía a todos los que escriben?

Normalmente se envía a quien escribe por primera vez o después de un tiempo sin conversación. Puedes elegir los destinatarios en los ajustes.

¿Se pueden usar mensajes automáticos en el WhatsApp normal?

No. Los mensajes de bienvenida, ausencia y respuestas rápidas son funciones de WhatsApp Business.

¿Puedo poner un enlace en la respuesta automática?

Sí. Puedes incluir el enlace a tu web, a un formulario o a una página de preguntas frecuentes. Asegúrate de que el enlace funciona y lleva a información útil.