La gestión de tesorería para pymes consiste en saber cuánto dinero habrá en las cuentas cada semana de los próximos meses y tomar decisiones con antelación. Una herramienta práctica es la previsión a 13 semanas: una tabla semanal de cobros y pagos esperados para el próximo trimestre, que se actualiza cada semana y se combina con un colchón mínimo de seguridad que no se debe tocar salvo emergencia.
Si todavía no tienes claro qué es el flujo de caja y por qué no coincide con el beneficio, empieza por flujo de caja: qué es y cómo prever la tesorería. Aquí nos centramos en la herramienta y la rutina.
Por qué 13 semanas
Trece semanas equivalen aproximadamente a un trimestre. Es un horizonte con ventajas claras:
- Es lo bastante corto como para que las previsiones sean razonablemente fiables.
- Es lo bastante largo como para ver venir un mes complicado y reaccionar a tiempo.
- Recoge al menos un ciclo completo de pagos trimestrales.
- Trabajar por semanas, en vez de por meses, permite ver los huecos que se producen dentro de un mismo mes.
Cómo montar la tabla
En una hoja de cálculo, pon las 13 semanas en columnas y estas filas:
| Fila | Contenido |
|---|---|
| Saldo inicial | Suma de las cuentas del negocio al empezar la semana |
| Cobros de facturas emitidas | Una línea por cliente relevante o un total |
| Cobros previstos no facturados | Trabajos en curso o confirmados, con criterio prudente |
| Otros cobros | Devoluciones, subvenciones ya concedidas, aportaciones |
| Total cobros | Suma de las anteriores |
| Proveedores | Según vencimientos de facturas recibidas |
| Gastos fijos | Alquiler, suministros, software, seguros |
| Personal | Sueldos y cotizaciones, si los hay |
| Impuestos | Importes aproximados en las semanas que indique la gestoría |
| Financiación | Cuotas de préstamos y leasing |
| Pagos puntuales | Compras de equipos, reparaciones previstas |
| Total pagos | Suma de las anteriores |
| Saldo final | Saldo inicial más cobros menos pagos |
| Colchón mínimo | El importe que has decidido no bajar |
| Margen sobre el colchón | Saldo final menos colchón |
El saldo final de cada semana pasa a ser el saldo inicial de la siguiente.
Cómo rellenarla la primera vez
- Saldo de partida: el real de hoy, sumando todas las cuentas del negocio.
- Cobros: revisa las facturas pendientes y colócalas en la semana en la que esperas cobrarlas de forma realista. Si un cliente suele pagar con retraso, ponlo así.
- Pagos fijos: recorre los extractos de los últimos meses para no olvidar ninguno.
- Proveedores: según las fechas de vencimiento acordadas.
- Impuestos: pide a tu gestoría las fechas y una estimación de los importes del trimestre. No los calcules por tu cuenta si no estás seguro.
- Revisa el resultado: busca las semanas en que el margen sobre el colchón queda en negativo.
El colchón de seguridad
El colchón es un saldo mínimo que se mantiene para absorber imprevistos: un cliente que paga tarde, una avería, una semana sin trabajo. No hay una cifra válida para todos. Una forma razonable de calcularlo es partir de tus gastos fijos:
- Suma los pagos fijos de un mes normal: alquiler, cuotas, seguros, software, sueldos si los hay.
- Decide cuántas semanas o meses de esos gastos quieres poder cubrir sin cobrar nada.
- Ajusta según tu actividad: si tus cobros son muy irregulares o dependes de pocos clientes, conviene un colchón mayor.
Construir el colchón lleva tiempo. Una práctica habitual es apartar una parte de cada cobro hasta alcanzarlo. También conviene separar el IVA cobrado y las retenciones, porque ese dinero tendrá que ingresarse a Hacienda.
Errores habituales en la previsión
- Ser optimista con los cobros. Poner cada factura en su fecha de vencimiento cuando sabes que ese cliente paga tarde distorsiona toda la tabla.
- Olvidar pagos anuales o trimestrales: seguros, renovaciones de software, impuestos. Revisa los extractos de un año completo para localizarlos.
- Mezclar cuentas personales y del negocio. La previsión deja de ser fiable si el saldo incluye dinero que no es de la empresa.
- Contar el IVA cobrado como dinero disponible. Se ingresará después y conviene reflejarlo como pago en la semana correspondiente.
- No anotar los supuestos. Una nota breve junto a cada cifra estimada evita dudas cuando se revisa semanas después.
La rutina semanal
La previsión solo sirve si se actualiza. Un mismo día cada semana, por ejemplo el lunes:
- Actualiza el saldo real de las cuentas.
- Sustituye los cobros y pagos previstos de la semana pasada por los reales.
- Mueve a semanas posteriores los cobros que no han llegado.
- Añade la nueva semana 13 al final.
- Revisa las semanas con margen negativo y decide qué hacer.
Qué hacer si ves un hueco
La ventaja de la previsión es que permite actuar con semanas de antelación:
- Acelerar cobros: reclamar facturas vencidas, facturar trabajos terminados, pedir anticipos en los nuevos. Ver gestión de cobros.
- Reprogramar pagos: hablar con proveedores antes del vencimiento, no después.
- Aplazar compras que no sean urgentes.
- Valorar financiación de corto plazo con tiempo, y consultando con un profesional si es la opción adecuada.
La previsión y la persecución de cobros son tareas administrativas que se pueden delegar, siempre que las decisiones las tome el responsable del negocio. Lo explicamos en externalización administrativa.
Preguntas frecuentes
¿Es mejor la previsión semanal o la mensual?
Para gestionar la liquidez del día a día, la semanal es más útil porque muestra los huecos dentro de cada mes. La mensual sirve para planificar el año y las inversiones. Muchas pymes usan las dos.
¿Qué hago si mis cobros son muy imprevisibles?
Sé prudente: en la previsión, cuenta solo los cobros de facturas emitidas y de trabajos confirmados, y trata el resto como posible ingreso extra. Un colchón mayor también ayuda.
¿Cuánto tiempo lleva mantener la tabla?
Montarla la primera vez requiere algo más, pero la actualización semanal suele ser breve si los cobros y pagos están bien registrados.
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