Cuánto tiempo guardar facturas: plazos generales y precauciones

Como referencia general, las facturas deben conservarse al menos mientras Hacienda pueda revisar los impuestos a los que se refieren, un plazo de prescripción que con carácter general es de cuatro años, y la normativa mercantil exige a los empresarios conservar libros y documentos durante seis años. Hay situaciones que alargan estos plazos, así que lo prudente es no destruir ninguna factura sin consultarlo antes con tu gestoría.

Por qué hay dos plazos distintos

La duda viene de que dos normas distintas se ocupan de la conservación de documentos:

Normativa	Plazo general	Desde cuándo se cuenta
Tributaria	Cuatro años de prescripción	Desde que termina el plazo para presentar la declaración correspondiente
Mercantil (Código de Comercio)	Seis años	Desde el último asiento realizado en los libros

Fíjate en que el plazo fiscal no empieza el día de la factura, sino cuando acaba el periodo de presentación del impuesto en el que se declaró. Por eso, en la práctica, una factura de principios de año puede tener que conservarse bastante más de cuatro años desde su fecha.

Los plazos concretos y su cómputo pueden variar según el impuesto y la situación. La información oficial está en la sede de la Agencia Tributaria, y tu gestoría puede indicarte el criterio que aplica a tu caso.

Casos en los que conviene guardar más tiempo

• Bienes de inversión: facturas de maquinaria, vehículos, locales o equipos que se amortizan durante años. Conviene conservarlas mientras dure la amortización o la regularización del IVA y, después, el plazo de prescripción.
• Pérdidas que se compensan en años siguientes: Hacienda puede pedir justificar el origen de esas pérdidas aunque sean de ejercicios antiguos.
• Inspecciones o reclamaciones en curso: los plazos pueden interrumpirse, y la documentación debe guardarse hasta que el asunto termine.
• Garantías y posibles reclamaciones de clientes: aunque no sea una exigencia fiscal, las facturas sirven como prueba en conflictos comerciales.
• Compra de inmuebles: la factura o escritura será necesaria al vender, a veces muchos años después.

Un ejemplo para calcularlo

Piensa en un autónomo que recibe en febrero la factura de un ordenador y la incluye en su declaración de IVA del primer trimestre. El plazo de prescripción fiscal no empieza en febrero, sino cuando termina el plazo para presentar esa declaración; y si además el ordenador se amortiza durante varios años, la factura justifica gastos de todos esos ejercicios. A eso se suma el plazo mercantil, que se cuenta desde el último asiento de los libros. El resultado práctico es que esa factura deberá guardarse bastante más tiempo del que parece a primera vista. Ante la duda, la regla prudente es aplicar el plazo más largo de los que puedan afectar.

Qué hay que guardar exactamente

1. Facturas emitidas, incluidas rectificativas y simplificadas.
2. Facturas recibidas de proveedores.
3. Libros registro de facturas y, en su caso, contabilidad.
4. Justificantes de las declaraciones presentadas.
5. Documentos que respalden operaciones especiales: justificantes de transporte en ventas a la UE, comprobaciones del número de IVA de clientes, documentación aduanera.
6. Contratos y documentos relacionados con bienes de inversión.

¿Papel o digital?

Las facturas pueden conservarse en formato electrónico si se garantiza que son legibles, íntegras y accesibles. Para las que recibes en papel, existen procedimientos de digitalización que permiten conservar solo la copia digital con valor de original, pero exigen requisitos técnicos concretos. Si no tienes claro que tu método cumpla, guarda también el papel. Una foto con el móvil, sin más, puede no ser suficiente para sustituir al original.

Ten en cuenta además que los tickets en papel térmico se borran con el tiempo. Digitalízalos pronto, aunque conserves el original.

Cómo organizar el archivo

Un archivo ordenado permite encontrar cualquier factura en minutos si Hacienda o un cliente la piden. Una estructura sencilla:

• Una carpeta por año.
• Dentro, subcarpetas de emitidas y recibidas, y si quieres, por trimestre.
• Archivos nombrados con fecha, número y cliente o proveedor: por ejemplo, 2026-03-14_F26-031_cliente.pdf.
• Una carpeta aparte para bienes de inversión, que se conservarán más tiempo.
• Copias de seguridad en dos lugares distintos: por ejemplo, la nube y un disco externo.
• Un calendario de destrucción: antes de borrar un año, confirmar con la gestoría que ya no hace falta.

Cuidado con la protección de datos

Las facturas contienen datos personales de clientes y proveedores. Conservarlas el tiempo que exige la ley está justificado, pero deben guardarse con medidas de seguridad razonables: acceso limitado, contraseñas en las carpetas compartidas y destrucción segura cuando ya no sean necesarias. Tirar facturas en papel a la basura sin destruirlas no es una buena práctica.

Reparto de tareas

La gestoría suele conservar copia de lo que le envías, pero eso no te exime: la obligación de conservar es del negocio. Montar el archivo, digitalizar justificantes, nombrar archivos y revisar que no falta nada son tareas administrativas que se pueden externalizar. Si quieres entender mejor qué entra en esos registros, consulta qué es el libro registro de facturas.

Preguntas frecuentes

¿Puedo tirar las facturas de hace cinco años?

No sin comprobarlo. La normativa mercantil establece un plazo general de seis años y hay casos que alargan el plazo fiscal. Consulta antes con tu gestoría.

¿Basta con que las tenga mi gestoría?

La responsabilidad de conservar es tuya. Aunque la gestoría tenga copia, conviene que tú también tengas el archivo completo y accesible.

¿Las facturas electrónicas también hay que guardarlas?

Sí, con los mismos plazos. Además, hay que conservarlas en su formato original, de modo que se garantice su autenticidad y legibilidad durante todo ese tiempo.