Cada trimestre, la gestoría suele pedir las facturas emitidas, las facturas de gastos y compras, los extractos bancarios del periodo y, según tu caso, documentación de nóminas, alquileres, operaciones con el extranjero o inversiones. Con eso prepara las declaraciones periódicas, como el IVA y los pagos a cuenta. La lista exacta depende de tu actividad, así que confirma con tu gestoría qué necesita y en qué formato.
La lista básica
1. Facturas emitidas
- Todas las facturas del trimestre, en orden de numeración y sin saltos.
- Facturas rectificativas y abonos, señalados como tales.
- Facturas anuladas, si las hay, con una nota de por qué.
- Si usas un programa de facturación, el listado o exportación del periodo.
Si tienes dudas con la numeración, revisa numeración de facturas.
2. Facturas recibidas
- Facturas de proveedores y de gastos de la actividad, a tu nombre y con tu NIF.
- Tickets de gastos que no tengan factura, separados, para que la gestoría valore si pueden usarse.
- Facturas de compras de bienes de inversión, como un ordenador, una máquina o un vehículo.
- Recibos de suministros, telefonía, seguros y suscripciones de software.
3. Banco
- Extractos de las cuentas del negocio del trimestre, o acceso para que la gestoría los descargue.
- Justificantes de préstamos o leasing: cuotas pagadas e intereses.
- Comisiones bancarias, si no aparecen claras en el extracto.
4. Seguridad Social
- Recibos de la cuota de autónomos, si no la gestiona la propia gestoría.
Documentación según tu situación
| Si tu negocio… | Suele hacer falta |
|---|---|
| Tiene trabajadores | Altas, bajas, incidencias del mes, horas extra, bajas médicas y vacaciones, para las nóminas y los seguros sociales |
| Paga a profesionales con retención | Sus facturas, con la retención indicada |
| Alquila un local | Facturas o recibos del alquiler y el contrato si ha cambiado |
| Compra o vende a otros países de la UE | Facturas con el NIF intracomunitario de la otra parte |
| Contrata servicios de empresas extranjeras | Facturas de plataformas, publicidad o software de fuera de España |
| Ha cobrado subvenciones o ayudas | Resolución de concesión y justificantes de cobro |
| Ha vendido un bien de la empresa | Factura de venta y datos de su compra |
Información que no está en un papel
Además de documentos, la gestoría necesita saber algunas cosas que solo tú conoces. Comunícalas por escrito al enviar la documentación:
- Cambios en tu actividad: nuevos servicios, nuevo local, apertura de una tienda online.
- Clientes que no te van a pagar y facturas que podrías tener que rectificar.
- Gastos importantes previstos, como la compra de un vehículo.
- Notificaciones de Hacienda o de la Seguridad Social que hayas recibido.
- Cambios personales que puedan afectar a tus impuestos, si la gestoría lleva también tu renta.
Cómo prepararla: formato y orden
Pregunta a tu gestoría cómo prefiere recibirlo. Lo más habitual hoy es en digital, en una carpeta compartida o una plataforma. Unas pautas que facilitan el trabajo de ambos:
- Una carpeta por trimestre con subcarpetas: emitidas, recibidas, banco, otros.
- Archivos con nombre útil: fecha, proveedor o cliente e importe.
- PDF legibles: nada de fotos borrosas ni tickets doblados.
- Un único envío con todo, mejor que veinte correos sueltos.
- Una nota resumen con lo que falta y por qué.
Modelo de nota resumen
Adjunto la documentación del [trimestre]. Incluye [número] facturas emitidas (de la [primera] a la [última]), [número] facturas de gastos y los extractos del banco. Pendiente: factura de [proveedor] por [importe], ya reclamada. Novedades: este trimestre hemos comprado [bien] y hemos empezado a trabajar con un cliente de [país]. Hemos recibido una notificación de [organismo], que adjunto.
Una nota así ahorra a la gestoría varias preguntas y a ti varias respuestas.
Para el paso de pasar el papel a digital, tienes una guía en digitalizar facturas.
Calendario de preparación
El error más habitual es empezar a reunir todo cuando la gestoría lo pide. Un calendario más tranquilo:
| Cuándo | Qué hacer |
|---|---|
| Cada semana | Guardar las facturas emitidas y recibidas en la carpeta del trimestre |
| Cada mes | Conciliar banco con facturas y reclamar las que falten |
| Última semana del trimestre | Revisar numeración y pedir a proveedores las facturas pendientes |
| Primeros días del mes siguiente | Enviar todo a la gestoría con la nota resumen |
| Antes del fin de plazo | Revisar el borrador que te envíe la gestoría y aprobarlo |
Los plazos oficiales están en el calendario fiscal de autónomos, pero tu gestoría tendrá una fecha interna anterior para recibir la documentación.
Quién se encarga de esto
La gestoría calcula y presenta, pero reunir, ordenar, reclamar y enviar la documentación es trabajo del negocio. Si al final de cada trimestre pierdes una tarde o dos buscando facturas, es una tarea que se puede delegar: alguien recoge los justificantes cada semana, reclama a proveedores y entrega a la gestoría el paquete completo. Es uno de los servicios típicos de la externalización administrativa.
Preguntas frecuentes
¿Qué hago si me falta una factura de un gasto?
Reclámala al proveedor por escrito con tus datos fiscales y la fecha e importe. Mientras tanto, avisa a la gestoría de que está pendiente para que decida cómo tratarla.
¿Tengo que enviar también los tickets pequeños?
Envíalos separados de las facturas. La gestoría valorará si sirven para justificar el gasto, aunque lo recomendable es pedir siempre factura.
¿Puedo enviar la documentación después del trimestre?
Puedes, pero si la envías tarde la gestoría tendrá menos margen para revisar y es más fácil que haya errores. Si llega una factura después de presentar, comunícalo para ver cómo se regulariza.
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