El IVA intracomunitario es el conjunto de reglas que se aplican cuando una empresa o un autónomo español compra o vende a empresas de otros países de la Unión Europea. En las operaciones entre empresas, por regla general, la factura se emite sin IVA español y es el cliente quien declara el impuesto en su país. Para ello, las dos partes deben estar dadas de alta como operadores intracomunitarios y la factura debe recoger el número de IVA del cliente y la mención adecuada.
Las piezas del sistema
El ROI: registro de operadores intracomunitarios
Para hacer operaciones intracomunitarias entre empresas hay que estar dado de alta en el ROI. En España se solicita mediante la declaración censal ante la Agencia Tributaria, normalmente a través de la gestoría. Una vez dado de alta, tu NIF pasa a funcionar como número de IVA intracomunitario, con el prefijo ES delante.
El VIES: comprobar al cliente
El VIES es el sistema de la Comisión Europea que permite comprobar si un número de IVA de otro país está activo para operaciones intracomunitarias. Antes de facturar sin IVA a un cliente de la UE, conviene consultarlo y guardar una captura o el justificante de la consulta con la fecha.
Si el número no aparece como válido, no factures sin IVA dando por hecho que es un error del sistema. Pide al cliente que revise su alta en su país y, mientras tanto, consulta con tu gestoría cómo tratar la operación. Recuerda que tus propios clientes europeos también te comprobarán a ti, así que tu alta en el ROI debe estar activa.
La declaración recapitulativa
Las operaciones intracomunitarias se informan periódicamente a Hacienda en una declaración específica, además de reflejarse en las declaraciones de IVA. Esa parte la gestiona tu gestoría; lo que necesita de ti es que las facturas estén bien hechas y clasificadas.
Venta de bienes y prestación de servicios: no es lo mismo
| Entrega de bienes a empresa de la UE | Servicio a empresa de la UE | |
|---|---|---|
| Tratamiento general en España | Exenta de IVA | No sujeta al IVA español en la mayoría de casos |
| Quién declara el IVA | El cliente, en su país | El cliente, por inversión del sujeto pasivo |
| Requisito clave | Que los bienes salgan de España hacia otro Estado miembro y se pueda acreditar | Que el cliente sea empresario establecido en otro Estado miembro |
| Mención habitual | Entrega intracomunitaria exenta | Inversión del sujeto pasivo |
Hay excepciones importantes, por ejemplo servicios vinculados a inmuebles o ciertas actividades culturales y de restauración, que siguen reglas propias. La clasificación de cada operación debe confirmarla tu gestoría.
Qué debe llevar la factura
- Todos los datos obligatorios de una factura ordinaria.
- Tu número de IVA intracomunitario (ES + NIF).
- El número de IVA intracomunitario del cliente, con el prefijo de su país.
- Base imponible sin cuota de IVA español.
- La mención que justifica la ausencia de IVA: exención de entrega intracomunitaria o inversión del sujeto pasivo, según el caso, con la referencia legal que te indique la gestoría.
- En entregas de bienes, conviene conservar la documentación del transporte.
Ejemplo práctico
Un estudio de diseño web español hace una web para una empresa con sede en Portugal. Antes de facturar:
- Comprueba que el propio estudio está dado de alta en el ROI.
- Pide al cliente su número de IVA y lo valida en VIES. Guarda el justificante.
- Emite la factura por 3.000 euros de base, sin IVA, con la mención «Inversión del sujeto pasivo» y el número de IVA portugués del cliente.
- Pasa la factura a su gestoría, que la incluirá en las declaraciones correspondientes.
Si el mismo estudio trabajara para un particular portugués, la situación cambiaría: en servicios a consumidores finales de otros países de la UE se aplican otras reglas, y en algunos casos puede intervenir la ventanilla única europea. Consulta tu caso.
Compras intracomunitarias: la otra cara
Si compras a un proveedor de otro país de la UE, normalmente su factura vendrá sin IVA y a tu nombre con tu número de IVA intracomunitario. Tú tendrás que declarar el IVA en España, aunque en muchos casos podrás deducirlo en la misma declaración. Es habitual con suscripciones de software, publicidad en línea o material comprado a fabricantes europeos. Asegúrate de que tus proveedores tienen tu número ES correcto y de pasar estas facturas a la gestoría.
Errores frecuentes
- Facturar sin IVA a un cliente de la UE sin estar dado de alta en el ROI.
- No comprobar el número de IVA del cliente en VIES.
- Tratar igual a una empresa y a un particular de otro país.
- Olvidar la mención en la factura.
- No guardar la prueba del transporte en ventas de bienes.
- Recibir facturas de proveedores europeos y no entregarlas a la gestoría.
Si quieres repasar también qué cambia con clientes fuera de la UE, lee cómo facturar a un cliente extranjero. Y si la parte que te cuesta es el orden documental, validar clientes, archivar justificantes y preparar la documentación para la gestoría, esa tarea se puede externalizar.
Preguntas frecuentes
¿Puedo facturar sin IVA si el cliente no tiene número de IVA intracomunitario?
En general, no como operación intracomunitaria entre empresas. Si el cliente no está registrado, se le trata de otra manera y puede corresponder IVA. Consúltalo antes de emitir la factura.
¿Darse de alta en el ROI tiene coste?
El alta se hace mediante una declaración censal ante Hacienda. El coste, en su caso, sería el de la gestión que te cobre tu asesoría.
¿Cada cuánto debo comprobar el VIES?
Lo prudente es hacerlo al dar de alta al cliente y repetir la comprobación de forma periódica o cuando haya cambios, guardando siempre el justificante.
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