Una factura completa debe incluir, como mínimo, número y serie, fecha de expedición, nombre o razón social, NIF y domicilio de emisor y destinatario, descripción de la operación, base imponible, tipo de IVA, cuota y total. En algunos casos se añaden la fecha de la operación, la retención o una mención especial que explique por qué no hay IVA. Abajo tienes cada dato comentado, con lo que conviene vigilar.
La lista, dato por dato
1. Número y, en su caso, serie
Cada factura se identifica por un número correlativo dentro de su serie. Las series son opcionales, pero resultan útiles para separar años, establecimientos, facturas rectificativas o simplificadas. Lo que no se permite es saltarse números o repetirlos.
Comentario práctico: si alguna vez anulas una factura, no reutilices su número. Tienes más detalle en la guía sobre numeración de facturas.
2. Fecha de expedición
Es el día en que se emite el documento. Determina en qué periodo se registra la factura.
3. Fecha de la operación, si es distinta
Si entregaste el producto o terminaste el servicio en una fecha diferente a la de emisión, hay que indicarla. Es frecuente en facturas mensuales que agrupan trabajos de varios días.
4. Nombre y apellidos o razón social del emisor
Tal como constan en Hacienda. Un nombre comercial puede aparecer, pero no sustituye al nombre fiscal.
5. Nombre y apellidos o razón social del destinatario
El del cliente que contrata y paga, no el de la persona que te atiende. Si facturas a una empresa, revisa que la razón social incluya la forma jurídica (S.L., S.A., etc.).
6. NIF del emisor y del destinatario
El NIF del emisor siempre es obligatorio. El del destinatario lo es en la mayoría de operaciones entre empresas y profesionales y en algunos otros casos. En ventas a clientes de otros países de la UE se usa su número de IVA intracomunitario.
Comentario práctico: es el dato que más rectificaciones genera. Copia el NIF desde un documento del cliente, nunca de memoria.
7. Domicilio de emisor y destinatario
El domicilio fiscal o social. Si el cliente es un particular y la normativa no exige su domicilio en tu caso concreto, conviene incluirlo igualmente cuando lo tengas.
8. Descripción de la operación
Qué vendes o qué servicio prestas, con detalle suficiente para que se entienda. Hay que poder determinar la base imponible y el tipo de IVA a partir de esta descripción.
Comentario práctico: «trabajos realizados» no describe nada. «Sustitución de grifo monomando en cocina, incluye material» sí.
9. Precio unitario sin impuestos y descuentos
Cada línea debe mostrar el precio unitario antes de IVA y cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en ese precio.
10. Base imponible
Suma de los importes sin impuestos, ya aplicados los descuentos. Si hay productos con distintos tipos de IVA, se separa la base de cada tipo.
11. Tipo de IVA
El porcentaje aplicado: 21 % general, 10 % reducido o 4 % superreducido, según lo que se venda. Si un mismo documento tiene varios tipos, se indican por separado.
12. Cuota de IVA
El importe resultante de aplicar el tipo a la base. Debe aparecer desglosado, separado de la base. Para revisar el cálculo, consulta cómo calcular el IVA de una factura.
13. Importe total
Base más cuota de IVA y, cuando corresponda, menos la retención y más el recargo de equivalencia.
Datos que solo aparecen en algunos casos
| Situación | Qué añadir |
|---|---|
| Profesional que factura a empresa o autónomo | Retención de IRPF: porcentaje e importe |
| Operación exenta de IVA | Referencia a la norma que la declara exenta o indicación de que está exenta |
| Inversión del sujeto pasivo | La mención «inversión del sujeto pasivo» |
| Cliente en recargo de equivalencia | El recargo, desglosado |
| Venta a empresa de otro país de la UE | NIF-IVA del cliente y la mención de exención o inversión que corresponda |
| Factura rectificativa | Indicación de que es rectificativa, referencia a la original y motivo |
| Régimen especial (por ejemplo, criterio de caja o bienes usados) | La mención que exija ese régimen |
Estas menciones son importantes: una factura sin IVA y sin explicar por qué puede generar problemas tanto al emisor como al cliente. Cuál aplica en tu caso es algo que debe decidir tu gestoría.
Datos que no son obligatorios pero ayudan
- Forma de pago y vencimiento: reducen consultas y retrasos.
- IBAN si cobras por transferencia.
- Referencia del pedido o presupuesto del cliente: muchas empresas no tramitan facturas sin ella.
- Persona de contacto para incidencias.
- Logotipo y datos comerciales, sin que sustituyan a los fiscales.
Cómo comprobar tus facturas en cinco minutos
- Coge la última factura emitida y recorre la lista anterior.
- Revisa que la plantilla o el programa incluyan todos los campos de serie.
- Comprueba las fichas de tus clientes habituales: NIF, razón social y domicilio.
- Pide a tu gestoría que confirme las menciones especiales que te afectan.
Si no tienes tiempo de revisar facturas o de mantener actualizadas las fichas de clientes, esa tarea se puede externalizar sin cambiar de gestoría ni de programa.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio poner el domicilio del cliente particular?
Depende del tipo de factura y de la operación. En la factura completa lo habitual es incluirlo. Si tienes dudas sobre un caso concreto, consúltalo con tu gestoría.
¿La factura tiene que llevar firma?
No es uno de los datos obligatorios. Una factura en PDF sin firma es válida si incluye todos los datos requeridos.
¿Qué pasa si falta un dato obligatorio?
La factura puede no ser válida para que el cliente deduzca el IVA o el gasto. La solución es emitir una factura rectificativa que complete o corrija la información.
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