Verifactu es el nombre con el que se conoce el sistema que regula cómo deben funcionar los programas de facturación en España. Su objetivo es que cada factura genere un registro que no se pueda modificar ni borrar sin dejar rastro y que, si se elige esa modalidad, se envíe automáticamente a la Agencia Tributaria. En el día a día significa usar un programa adaptado, ver un código QR en las facturas y corregir siempre mediante rectificativas.
De dónde viene Verifactu
La llamada ley antifraude prohibió el software que permite llevar una doble contabilidad o manipular facturas ya emitidas. Para concretar esa prohibición se aprobó un reglamento sobre los requisitos de los sistemas informáticos de facturación (a menudo abreviados como SIF). Verifactu es una de las dos formas de cumplir ese reglamento y, por extensión, se usa para referirse al conjunto.
Sobre los plazos de aplicación conviene ser prudente: el calendario lo fija Hacienda y ya se ha modificado. Consulta siempre la información vigente en la sede de la Agencia Tributaria o pregunta a tu gestoría.
A quién afecta
En términos generales, afecta a empresas y autónomos que facturan usando un programa informático, con algunas excepciones. La más conocida es la de quienes ya están en el Suministro Inmediato de Información del IVA (SII), que tienen su propio sistema de envío. También hay particularidades según el territorio, porque algunas haciendas forales tienen sistemas propios.
Si facturas a mano, con plantillas o con hojas de cálculo, la cuestión de si te afecta y cómo debes adaptarte es algo que debes confirmar con tu gestoría, porque depende de cómo emites realmente las facturas.
Las dos modalidades
| Modalidad Verifactu | Modalidad no Verifactu | |
|---|---|---|
| Envío a Hacienda | Cada registro se remite automáticamente a la Agencia Tributaria | Los registros se guardan en el propio sistema |
| Requisitos técnicos | Menos exigentes, porque la integridad la garantiza el envío | Más exigentes: firma electrónica de registros, registro de eventos y conservación |
| Disponibilidad de datos | Hacienda los recibe en el momento | Deben estar disponibles si Hacienda los requiere |
| Mención en la factura | Incluye una mención de factura verificable | Sin esa mención |
En ambas, la factura lleva un código QR que permite identificarla. La elección de modalidad suele depender del programa que uses y de lo que te recomiende tu gestoría.
Qué cambia en la rutina de facturación
Las facturas emitidas quedan cerradas
Una vez emitida, la factura genera un registro encadenado con el anterior. Ya no se puede abrir, cambiar un importe y volver a guardarla. Si hay un error, hay que emitir una factura rectificativa o anular el registro siguiendo el procedimiento que prevea el programa.
La numeración se vuelve todavía más importante
Como cada registro está enlazado con el anterior, los huecos, duplicados o desórdenes quedan a la vista. Revisa tus series antes de empezar; tienes ayuda en el artículo sobre numeración de facturas.
Aparece un código QR en la factura
El cliente puede usarlo para comprobar la factura en la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Conviene revisar que tu plantilla de factura deja espacio para el QR y que se ve bien al imprimir.
Los borradores importan
Muchos programas distinguen entre borrador y factura emitida. Mientras es borrador, se puede modificar; al emitirla, se genera el registro. Acostúmbrate a revisar antes de pulsar emitir.
Conexión a internet
En la modalidad Verifactu el programa necesita enviar los registros. Si trabajas en obras o en ferias sin buena conexión, pregunta a tu proveedor cómo gestiona el envío diferido.
Un ejemplo cotidiano
Un electricista termina una instalación, emite la factura desde el móvil y, al enviarla, se da cuenta de que ha puesto mal una cantidad. Antes podía abrir la factura, corregirla y reenviarla con el mismo número. Con un sistema adaptado, tendrá que emitir una rectificativa que deje constancia del cambio, y el cliente recibirá dos documentos. Por eso compensa revisar el borrador con calma antes de emitir.
Checklist para prepararte
- Identifica cómo facturas hoy: programa, TPV, plantilla, hoja de cálculo o varios a la vez.
- Pregunta a tu proveedor de software si su programa cumple el reglamento y en qué modalidad. Los fabricantes deben emitir una declaración de que su sistema cumple los requisitos.
- Habla con tu gestoría para decidir modalidad y confirmar si te afecta y cuándo.
- Revisa fichas de clientes y series antes de migrar, para no arrastrar errores.
- Define quién emite y quién revisa las facturas, ahora que corregir exige rectificar.
- Prueba el flujo completo: emitir, enviar al cliente, rectificar y exportar para la gestoría.
Qué no cambia
Los datos obligatorios de una factura, los tipos de IVA, la retención y la forma de declarar los impuestos siguen sus propias normas. Verifactu regula el software y los registros, no lo que hay que pagar. Tampoco sustituye a la factura electrónica entre empresas, que es una obligación distinta; lo explicamos en el artículo sobre la factura electrónica obligatoria.
La parte fiscal la sigue llevando tu gestoría. Lo que sí cambia es el orden con el que hay que emitir, revisar y corregir facturas, una tarea que muchos negocios deciden delegar en un apoyo administrativo para no acumular errores.
Preguntas frecuentes
¿Verifactu es un programa de Hacienda?
No exactamente. Es un conjunto de requisitos que deben cumplir los programas de facturación. La Agencia Tributaria ofrece además una aplicación gratuita básica, pero la mayoría de negocios usa su propio programa adaptado.
¿Puedo seguir modificando una factura emitida?
No. Con un sistema adaptado, la factura emitida queda registrada y la corrección se hace con una factura rectificativa o con la anulación del registro según el caso.
¿Desde cuándo es obligatorio para mí?
El calendario lo establece Hacienda y se ha modificado en el pasado, así que no conviene fiarse de fechas publicadas en otros sitios. Confírmalo en la Agencia Tributaria o con tu gestoría.
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