Cómo hacer una factura de autónomo paso a paso

Para hacer una factura de autónomo necesitas tus datos fiscales y los del cliente, un número correlativo, la fecha, la descripción del trabajo, la base imponible, el IVA que corresponda y, si eres profesional y facturas a una empresa, la retención de IRPF. Con esos elementos bien colocados, la factura es válida y tu cliente puede deducirla. A continuación tienes el proceso completo, con un ejemplo y una lista de comprobación final.

Antes de empezar: qué tienes que tener preparado

Facturar bien empieza antes de abrir el programa o la plantilla. Conviene tener a mano:

• Tus datos fiscales: nombre y apellidos tal como figuran en Hacienda, NIF y domicilio fiscal.
• Los datos del cliente: razón social o nombre completo, NIF y domicilio. Si es una empresa, pídelos por escrito y cópialos tal cual; un NIF mal escrito obliga a rectificar.
• Lo acordado: presupuesto aceptado, horas, unidades o precio cerrado. Si hubo cambios durante el trabajo, déjalos claros antes de facturar.
• Tu situación fiscal: qué tipo de IVA aplica a tu actividad y si te corresponde retención. Si tienes dudas, es una consulta para tu gestoría, no algo que convenga adivinar.

Paso a paso para hacer la factura

1. Pon el número y la serie

Cada factura lleva un número que sigue al de la anterior, sin saltos. Puedes usar series, por ejemplo una por año (2026-001, 2026-002…), pero dentro de cada serie la numeración debe ser correlativa. Si quieres profundizar, tienes una explicación detallada sobre la numeración de facturas y sus errores típicos.

2. Indica la fecha de expedición

Es el día en que emites la factura. Si el trabajo se hizo en una fecha distinta, añade también la fecha de la operación. Esto ayuda a que el ingreso se impute al periodo correcto.

3. Identifica a las dos partes

Arriba suele ir el emisor (tú) y, debajo o al lado, el destinatario. Nombre o razón social, NIF y domicilio en ambos casos.

4. Describe el trabajo con claridad

Evita conceptos genéricos como «servicios varios». Escribe qué hiciste, cuántas unidades u horas y a qué precio unitario sin impuestos. Si aplicas un descuento, muéstralo en su propia línea. Una buena descripción evita preguntas del cliente y facilita cualquier revisión posterior.

5. Calcula la base imponible

Es la suma de todas las líneas, descontadas las rebajas, antes de impuestos. Sobre esta cifra se calculan el IVA y la retención.

6. Aplica el IVA

Indica el tipo (21 % general, 10 % reducido o 4 % superreducido, según lo que vendas) y la cuota resultante. Si tu operación está exenta o no sujeta, no basta con dejar el IVA a cero: hay que indicar el motivo en la factura. Lo explicamos en el artículo sobre cuándo se puede hacer una factura sin IVA.

7. Resta la retención, si corresponde

Los profesionales que facturan a empresas o a otros autónomos suelen aplicar una retención de IRPF del 15 %, o del 7 % en los primeros años de actividad. Si tu cliente es un particular, no se aplica retención.

8. Calcula el total

Total = base imponible + IVA − retención. Añade la forma de pago y, si es transferencia, tu IBAN y el plazo acordado.

Ejemplo de factura de un profesional

Una diseñadora gráfica factura a una empresa un trabajo de 1.000 euros sin impuestos:

Concepto	Importe
Diseño de identidad visual (base imponible)	1.000,00 €
IVA 21 %	210,00 €
Retención IRPF 15 %	−150,00 €
Total a pagar	1.060,00 €

Si en lugar de una profesional fuera un fontanero que hace una reparación a una comunidad de propietarios, normalmente no habría retención y el total sería base más IVA. Cada actividad tiene sus particularidades, así que confirma con tu gestoría qué te corresponde.

Cómo enviarla y qué hacer después

Una factura no termina cuando la envías. Estos pasos evitan problemas más adelante:

1. Guárdala en PDF con un nombre ordenado, por ejemplo número y cliente.
2. Envíala por el canal acordado y, si el cliente tiene un correo específico para facturas, úsalo.
3. Anota el vencimiento en tu agenda o en tu herramienta de facturación.
4. Revisa el cobro cuando llegue la fecha. Si no se ha pagado, recuerda el pago con un mensaje breve y cordial.
5. Pasa la factura a tu gestoría en el formato y la frecuencia que te pida.

Errores frecuentes al facturar como autónomo

• Saltarse números o repetir uno porque se ha duplicado una plantilla.
• Borrar una factura emitida con un error en vez de hacer una factura rectificativa.
• Olvidar la retención cuando el cliente es una empresa, o aplicarla a un particular.
• Poner IVA cero sin indicar la causa.
• Copiar mal el NIF o la razón social del cliente.
• Facturar mucho después de terminar el trabajo, lo que retrasa el cobro.

Lista de comprobación antes de enviar

Número correlativo y serie · Fecha · Tus datos y los del cliente completos · Descripción clara · Base imponible · Tipo y cuota de IVA (o motivo de exención) · Retención si procede · Total · Forma y plazo de pago.

Si facturas a menudo, un programa de facturación ayuda a mantener la numeración y los cálculos. Y si lo que te falta es tiempo para emitir, enviar y perseguir cobros, existe la opción de externalizar esa parte administrativa mientras la gestoría sigue llevando tus impuestos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo hacer una factura a mano o en Word?

La normativa de facturación no exige un programa concreto, pero sí que la factura contenga todos los datos obligatorios y una numeración correlativa. Además, las nuevas obligaciones sobre sistemas informáticos de facturación pueden afectar a cómo facturas; consulta con tu gestoría cómo te afectan.

¿Cuándo tengo que emitir la factura?

Lo habitual es emitirla al terminar el trabajo o al entregar el producto. Si el cliente es empresa o profesional, la normativa da cierto margen, pero facturar pronto acelera el cobro y simplifica las cuentas del trimestre.

¿Qué hago si me equivoco en una factura ya enviada?

No la borres ni la sustituyas por otra con el mismo número. Emite una factura rectificativa que haga referencia a la original y corrija el dato o el importe.