Para reclamar una factura impagada lo más eficaz es seguir una escalera: primero un recordatorio cordial, después una llamada, luego un requerimiento por escrito y, si no hay respuesta, un burofax y la valoración de la vía judicial. Cada escalón sube el tono y deja constancia de lo que has hecho. Muchos impagos se resuelven en los primeros pasos, siempre que se den pronto y con método.
Antes de reclamar: comprueba tu parte
Una parte de los retrasos se debe a errores propios o a problemas administrativos del cliente. Antes de escribir, revisa:
- Que la factura tiene los datos correctos del cliente y su NIF.
- Que se envió a la dirección o persona adecuada (en empresas, a menudo a contabilidad o a un correo de proveedores).
- Que el importe coincide con el presupuesto aceptado o el pedido.
- Que la fecha de vencimiento está clara en la factura.
- Que el pago no ha entrado ya en el banco con otro concepto.
Si encuentras un error, corrígelo con una factura rectificativa y vuelve a enviarla. Reclamar algo que el cliente no puede pagar por un fallo tuyo solo retrasa el cobro.
La escalera de reclamación
Escalón 1: recordatorio amable (pocos días tras el vencimiento)
Un correo o mensaje corto, sin reproches. Muchas veces el cliente simplemente lo olvidó.
Hola, te escribo porque la factura n.º 2026-045, de 480 euros, venció el pasado día 10 y no nos consta el pago. Te la adjunto de nuevo por si no te llegó. Si ya la has abonado, ignora este mensaje. Gracias.
Tienes más modelos en el artículo sobre el recordatorio de pago.
Escalón 2: llamada telefónica
Si en una semana no hay respuesta, llama. Una conversación aclara más que diez correos: puedes saber si hay un problema con el trabajo, de liquidez o simplemente de organización. Objetivo de la llamada: conseguir una fecha concreta de pago. Al colgar, envía un correo que lo resuma: «Según hemos hablado hoy, realizaréis el pago el día 25».
Escalón 3: requerimiento por escrito
Si la fecha acordada pasa sin pago, envía un escrito más formal: identifica la factura, el importe, el vencimiento, las gestiones previas y un plazo concreto para pagar. Puedes mencionar que, de no recibir el pago, valorarás otras vías. Es útil que este escrito quede registrado; el correo electrónico sirve como primer paso, pero no siempre acredita que el cliente lo recibió. Te explicamos cómo redactarlo en el artículo sobre la carta de reclamación de deuda.
Escalón 4: burofax
El burofax con certificación de contenido y acuse de recibo deja prueba fehaciente de qué se reclamó, cuándo y a quién. Suele ser el paso previo a la vía judicial y, por sí solo, hace que muchos deudores reaccionen. Revisa qué debe incluir en nuestra guía del burofax de reclamación de deuda.
Escalón 5: vía judicial o profesional
Si nada de lo anterior funciona, toca valorar con un profesional las opciones: el procedimiento monitorio, que está pensado para deudas documentadas, u otras vías según el importe y el caso. Aquí conviene asesoramiento jurídico, porque cada situación tiene matices (si el cliente discute el trabajo, si hay contrato, si la empresa sigue activa).
Calendario orientativo
| Momento | Acción | Canal |
|---|---|---|
| Vencimiento + 3 a 5 días | Recordatorio amable | Correo o WhatsApp |
| Vencimiento + 10 a 15 días | Llamada y confirmación por escrito | Teléfono y correo |
| Fecha pactada incumplida | Requerimiento formal con plazo | Correo y carta |
| Plazo del requerimiento vencido | Burofax | Correos |
| Sin respuesta al burofax | Consulta con abogado | Profesional |
Son plazos orientativos que puedes adaptar a tu sector y a la relación con cada cliente. Lo importante es fijarlos y cumplirlos.
Qué guardar durante todo el proceso
Si el asunto acaba en un juzgado, la documentación lo es todo. Guarda en una carpeta por cliente:
- Presupuesto aceptado, pedido o contrato.
- Albaranes o partes de trabajo firmados.
- La factura y la prueba de envío.
- Correos, mensajes y resúmenes de llamadas con fecha.
- Justificante del burofax y su acuse.
Errores que retrasan el cobro
- Esperar demasiado: cuanto más tiempo pasa, más difícil es cobrar.
- Reclamar sin registro: si no apuntas qué hiciste y cuándo, pierdes el hilo y la prueba.
- Cambiar de tono bruscamente: saltar del silencio a la amenaza rompe relaciones que podían salvarse.
- Seguir trabajando para el cliente: valora pausar nuevos encargos hasta que se regularice la deuda.
Quién se encarga de reclamar
El seguimiento de cobros es una tarea que muchos autónomos aplazan porque es incómoda y quita tiempo. Puede asumirla alguien de tu equipo o un servicio externo que envíe recordatorios, llame y lleve el registro, siempre con tu criterio sobre cuándo pasar al escalón legal. Más ideas para sistematizarlo en el artículo sobre gestión de cobros.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cobrar intereses por el retraso?
En operaciones entre empresas y profesionales, la normativa de morosidad prevé intereses de demora y una compensación por costes de cobro. Si te interesa reclamarlos, menciónalo en el requerimiento formal y consulta con un profesional cómo calcularlos en tu caso.
¿Sirve un WhatsApp como prueba de la reclamación?
Puede servir como indicio, pero su valor depende del caso y de cómo se aporte. Para los pasos formales es preferible un medio que acredite contenido y recepción, como el burofax.
¿Y si el cliente dice que no está conforme con el trabajo?
Pide que concrete por escrito qué no está bien y valora si tiene razón. Si hay una parte no discutida, puedes proponer que pague esa parte mientras resolvéis el resto. En caso de desacuerdo serio, consulta con un abogado antes de seguir.
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