Un recordatorio de pago es un mensaje breve que avisa al cliente de que una factura está a punto de vencer o ya ha vencido, con los datos necesarios para pagarla sin buscar nada. Funciona mejor cuando se envía a tiempo, con un tono cordial y con la factura adjunta. Abajo tienes ejemplos para correo electrónico y WhatsApp que puedes copiar y adaptar a tu negocio.
Cuándo enviar cada recordatorio
Lo que más mejora el cobro no es el texto perfecto, sino la constancia. Una secuencia sencilla:
- Aviso previo: unos días antes del vencimiento, sobre todo con clientes nuevos o importes altos.
- Primer recordatorio: pocos días después del vencimiento.
- Segundo recordatorio: una semana después del primero, ya acompañado de una llamada si no hay respuesta.
- Último recordatorio amistoso: antes de pasar a un requerimiento formal.
Si después de esto la factura sigue sin pagarse, toca subir de nivel. Tienes los siguientes pasos en cómo reclamar una factura impagada.
Ejemplos por correo electrónico
Aviso previo al vencimiento
Asunto: Factura 2026-112 · vence el 30 de junio
Hola:
Te recuerdo que la factura n.º 2026-112, por 640 euros, vence el próximo 30 de junio. Te la adjunto por si la necesitas a mano. Puedes pagarla por transferencia a la cuenta [IBAN] indicando el número de factura.
Gracias y un saludo.
Primer recordatorio tras el vencimiento
Asunto: Factura 2026-112 pendiente de pago
Hola:
Revisando cobros, veo que la factura n.º 2026-112, de 640 euros, venció el 30 de junio y todavía no nos consta el pago. Te la adjunto de nuevo. Si ya la has pagado, ¿me envías el justificante para localizarlo?
Gracias.
Segundo recordatorio
Asunto: Segundo aviso · factura 2026-112
Hola:
Te escribí el pasado 4 de julio por la factura n.º 2026-112, de 640 euros, vencida el 30 de junio. Sigue pendiente. ¿Puedes indicarme en qué fecha vais a realizar el pago? Si hay algún problema con la factura o con el trabajo, dímelo y lo vemos.
Un saludo.
Último recordatorio amistoso
Asunto: Factura 2026-112 · último aviso antes de reclamación formal
Hola:
Pese a los avisos de 4 y 11 de julio, la factura n.º 2026-112, de 640 euros, continúa sin pagar. Te pido que la abones antes del 25 de julio. Si no recibimos el pago ni noticias tuyas antes de esa fecha, tendremos que iniciar una reclamación formal.
Quedo a tu disposición.
Ejemplos por WhatsApp
WhatsApp es útil con clientes con los que ya te comunicas por esa vía, sobre todo particulares y pequeños negocios. Los mensajes deben ser más cortos que un correo y conviene adjuntar la factura en PDF.
Aviso previo
Hola, te escribo de [nombre del negocio]. Te recuerdo que la factura del trabajo del día 12 (640 €) vence el 30. Te la adjunto aquí. Gracias.
Tras el vencimiento
Hola, no nos consta todavía el pago de la factura de 640 € que venció el día 30. Te la vuelvo a mandar. Si ya está pagada, mándame el justificante cuando puedas. Gracias.
Segundo aviso
Hola de nuevo. Sigue pendiente la factura de 640 € del día 30. ¿Me dices qué día podrás hacer el pago? Si hay algo que revisar del trabajo, cuéntamelo.
Si utilizas WhatsApp Business, puedes guardar estos textos como respuestas rápidas para no escribirlos cada vez. Lo explicamos en respuestas automáticas en WhatsApp Business.
Claves para que el recordatorio funcione
| Haz esto | Evita esto |
|---|---|
| Incluir número de factura, importe y vencimiento | Mensajes genéricos tipo «tienes algo pendiente» |
| Adjuntar la factura en cada envío | Obligar al cliente a buscarla |
| Dar el IBAN y el concepto | Dar por hecho que tiene los datos |
| Pedir una fecha concreta de pago | Preguntas abiertas sin compromiso |
| Ofrecer resolver dudas | Tono acusador desde el primer aviso |
Adapta el mensaje al tipo de cliente
No es lo mismo escribir a un particular que a una empresa con departamento de administración. Con particulares funciona un tono cercano y un canal directo, como WhatsApp o una llamada. Con empresas, el recordatorio debe llegar a quien paga, que no siempre es quien te encargó el trabajo: pregunta desde el principio a qué dirección deben enviarse las facturas y si necesitan un número de pedido. Con clientes habituales que siempre pagan, un aviso breve basta; con clientes nuevos, el aviso previo al vencimiento ayuda a marcar desde el inicio cómo trabajas.
Cómo no perder el hilo
El mayor problema no suele ser qué escribir, sino acordarse de escribir. Lleva un registro sencillo con cada factura vencida, la fecha de cada recordatorio y la respuesta del cliente. Muchos programas de facturación permiten programar recordatorios automáticos por correo; si el tuyo lo hace, actívalos y revisa los textos para que suenen a ti.
Si aun así los recordatorios se quedan sin enviar porque estás en obra o con clientes, puedes delegar esta tarea. El seguimiento de cobros, con mensajes en tu nombre y un registro actualizado, es una de las tareas más habituales en la externalización administrativa.
Preguntas frecuentes
¿Es poco profesional reclamar un pago por WhatsApp?
No, si es el canal que usas habitualmente con ese cliente y mantienes un tono correcto. Para empresas grandes o importes altos, el correo electrónico suele ser más adecuado porque llega a administración y queda mejor archivado.
¿Debo enviar un aviso antes de que venza la factura?
No es obligatorio, pero reduce los retrasos por olvido, especialmente con clientes nuevos. Es un mensaje que no molesta y que muchos clientes agradecen.
¿Cuántos recordatorios debo enviar antes de una reclamación formal?
No hay una cifra fija. Dos o tres recordatorios amistosos, con al menos una llamada entre medias, suelen ser suficientes para saber si el retraso es un olvido o un problema mayor.
¿Quieres quitarte esta parte del trabajo?
Atendemos tus llamadas, WhatsApp y correos con tu nombre comercial, emitimos presupuestos y facturas y hacemos el seguimiento de cobros. Tu gestoría sigue con los impuestos y la contabilidad. Cómo funciona la externalización administrativa.
Cuéntanos qué necesitas o llámanos al 622 630 800.