Una factura lleva retención de IRPF, con carácter general, cuando la emite un profesional persona física y el cliente es una empresa o un autónomo. El cliente descuenta un porcentaje del pago, que ingresa en Hacienda a cuenta del IRPF del profesional. El tipo general es el 15 % y existe un tipo reducido del 7 % para los primeros años de actividad. Se calcula sobre la base imponible, sin incluir el IVA.
Quién aplica retención y quién no
La retención depende de dos factores: quién emite la factura y quién la recibe.
| Emisor | Cliente | ¿Retención? |
|---|---|---|
| Profesional autónomo (abogado, arquitecto, diseñador, consultor…) | Empresa o autónomo | Sí, con carácter general |
| Profesional autónomo | Particular | No |
| Autónomo con actividad empresarial (comercio, hostelería, la mayoría de oficios) | Cualquiera | Por lo general no, salvo casos concretos |
| Sociedad (S.L., S.A.) | Cualquiera | No por IRPF, salvo supuestos específicos como algunos alquileres |
La distinción entre actividad profesional y empresarial depende de cómo estés dado de alta en Hacienda, no de cómo describas tu trabajo. Hay además supuestos particulares, como determinadas actividades en estimación objetiva o los alquileres de locales, con sus propias reglas. Si no tienes claro en qué grupo estás, consúltalo con tu gestoría antes de emitir facturas.
Qué porcentaje aplicar
- 15 %: tipo general para profesionales.
- 7 %: tipo reducido para quienes inician su actividad profesional, durante los primeros años y siempre que se cumplan los requisitos. Hay que comunicárselo al cliente.
Hay otros porcentajes para casos concretos. No apliques uno distinto de los anteriores sin confirmarlo con un profesional o en la Agencia Tributaria.
Cómo se calcula, paso a paso
- Calcula la base imponible: el importe del trabajo sin impuestos.
- Calcula el IVA sobre la base: base × 21 % (o el tipo que corresponda).
- Calcula la retención sobre la misma base: base × 15 % (o 7 %).
- Obtén el total: base + IVA − retención.
El error más común es calcular la retención sobre el total con IVA. La retención se aplica solo sobre la base.
Ejemplo 1: profesional con tipo general
Un consultor factura 2.000 euros a una empresa.
| Concepto | Cálculo | Importe |
|---|---|---|
| Base imponible | 2.000,00 € | |
| IVA 21 % | 2.000 × 0,21 | 420,00 € |
| Retención IRPF 15 % | 2.000 × 0,15 | −300,00 € |
| Total a cobrar | 2.000 + 420 − 300 | 2.120,00 € |
La empresa paga 2.120 euros al consultor e ingresa los 300 euros de retención en Hacienda en su declaración de retenciones.
Ejemplo 2: profesional en sus primeros años
Una traductora que acaba de empezar factura 800 euros a una agencia y tiene derecho al tipo reducido.
- Base: 800,00 €
- IVA 21 %: 168,00 €
- Retención 7 %: −56,00 €
- Total: 912,00 €
Ejemplo 3: calcular la base desde lo que quieres cobrar
A veces el cliente pregunta: «¿Cuánto tengo que poner de base para que cobres 1.000 euros netos?». Con IVA del 21 % y retención del 15 %, el total equivale a la base multiplicada por 1,06. Por tanto, base = 1.000 / 1,06 = 943,40 euros aproximadamente. Comprueba siempre el resultado redondeado: 943,40 + 198,11 − 141,51 = 1.000,00 euros.
Cómo aparece en la factura
La retención se muestra como una línea propia, con su porcentaje y su importe en negativo, después del IVA. Por ejemplo: «Retención IRPF (15 %): −300,00 €». Si aplicas el 7 %, es útil indicarlo de forma visible para que el cliente no aplique el 15 % por defecto. Para el resto de elementos, revisa cómo hacer una factura de autónomo paso a paso.
Facturas con conceptos mixtos
Si en una misma factura incluyes honorarios profesionales y otros conceptos, como la refacturación de gastos o la venta de materiales, la retención puede no aplicarse a todas las líneas. Un ejemplo típico es un arquitecto que factura su proyecto y, aparte, unas copias en papel encargadas por el cliente. Cómo tratar cada línea depende del caso, así que pregunta a tu gestoría y, mientras tanto, separa claramente los conceptos en la factura para que se vea sobre qué base se calcula la retención.
Qué pasa con la retención después
- Para el cliente: debe ingresar las retenciones practicadas en Hacienda en sus declaraciones periódicas.
- Para el profesional: las retenciones son un pago anticipado de su IRPF. Se tienen en cuenta en sus pagos fraccionados y en la declaración de la renta.
- Para el control de cobros: al conciliar el banco, el importe cobrado será menor que el total «con IVA». Si tu programa no lo tiene en cuenta, parecerá que el cliente ha pagado de menos.
Errores frecuentes
- Aplicar retención a particulares.
- Olvidar la retención con clientes empresa, lo que obliga a rectificar.
- Calcularla sobre el total con IVA.
- Seguir aplicando el 7 % cuando ya no corresponde.
- No avisar al cliente de que aplicas el tipo reducido.
La decisión sobre qué retención te corresponde es fiscal y la debe confirmar tu gestoría; aplicarla bien en cada factura y cuadrar después los cobros es trabajo administrativo, que puede externalizarse.
Preguntas frecuentes
¿Las facturas a clientes extranjeros llevan retención?
En general, la retención la practica un pagador obligado a retener en España. Con clientes extranjeros sin establecimiento en España no suele aplicarse, pero conviene confirmarlo con tu gestoría.
¿Puedo renunciar a la retención?
No es una opción del profesional: si se dan los requisitos, el cliente está obligado a retener. Lo que varía es el tipo aplicable según tu situación.
¿La retención afecta al IVA?
No. El IVA se calcula sobre la base imponible sin restar la retención, y la retención se calcula sobre esa misma base, sin el IVA.
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