Factura simplificada: qué es y cuándo se puede emitir

La factura simplificada es una factura con menos datos que la ordinaria, pensada para ventas rápidas al público: comercios, hostelería, transporte de personas, peluquerías y negocios similares. Es la que antes se llamaba ticket. Tiene validez fiscal, pero solo puede emitirse en determinados supuestos y hasta ciertos importes que fija la normativa, por lo que conviene comprobar con la gestoría si tu actividad encaja.

Qué diferencia hay con una factura completa

La diferencia principal es que la simplificada no necesita identificar al cliente ni desglosar la cuota de IVA en todos los casos. Esto agiliza mucho la venta en mostrador, donde pedir el NIF y la dirección a cada comprador no tendría sentido.

Aspecto	Factura simplificada	Factura completa u ordinaria
Datos del cliente	No obligatorios, salvo que los pida para deducir	Obligatorios
Desglose de IVA	Basta con el tipo y, en su caso, «IVA incluido»	Base, tipo y cuota por separado
Uso habitual	Venta al público, importes moderados	Operaciones entre empresas y profesionales
Deducción del IVA por el cliente	Solo si incluye sus datos y la cuota desglosada	Sí
Numeración	Correlativa, en su propia serie	Correlativa

Datos mínimos de una factura simplificada

• Número y, en su caso, serie. Es habitual una serie distinta por caja o por establecimiento.
• Fecha de expedición y, si es distinta, fecha de la operación.
• NIF y nombre o razón social del vendedor.
• Identificación de los bienes o servicios vendidos.
• Tipo de IVA aplicado y, opcionalmente, la expresión «IVA incluido». Si hay productos con tipos distintos, debe distinguirse cada uno.
• Importe total.

Si quieres comparar con la lista completa, tienes una guía de los datos obligatorios de una factura ordinaria.

Cuándo se puede emitir

La normativa permite la factura simplificada en dos tipos de situaciones:

1. Por importe: cuando la operación no supera un límite general, con un límite más alto para ciertas actividades de venta al público (comercio minorista, hostelería, servicios de peluquería, aparcamientos, transporte de viajeros, entre otras).
2. Para rectificar otras facturas simplificadas.

Los importes exactos y la lista de actividades están en el Reglamento de facturación y la Agencia Tributaria los explica en su web. No conviene fiarse de cifras copiadas de otros sitios: verifica la versión vigente o pregúntalo a tu gestoría. Si tu negocio combina venta al público con trabajos para empresas, por ejemplo una tienda de informática que también hace instalaciones, lo razonable es definir qué operaciones se documentan con simplificada y cuáles con factura completa, y dejarlo configurado en el programa.

Además, hay operaciones en las que no se puede usar aunque el importe sea pequeño. Por ejemplo, determinadas entregas intracomunitarias o algunas ventas a distancia requieren factura completa. Si vendes a empresas de otros países de la UE, lee primero sobre el IVA intracomunitario en las facturas.

Cuando el cliente pide los datos para deducirse el IVA

Es una situación frecuente: un autónomo compra material en una tienda o come con un cliente y quiere deducirse el gasto. Para que la factura simplificada le sirva, el vendedor debe añadir:

• NIF y domicilio del cliente.
• La cuota de IVA repercutida, desglosada.

Con esos datos, la simplificada sirve al cliente para deducir. A veces se la denomina coloquialmente «factura simplificada cualificada». Algunos negocios prefieren, cuando el cliente lo pide, emitir directamente una factura completa; las dos soluciones son posibles mientras la operación permita la simplificada.

Cómo organizarlo en mostrador

Si tienes una tienda o un bar, prepara un protocolo sencillo para el personal:

1. Preguntar si el cliente necesita factura con sus datos antes de cobrar.
2. Pedir los datos fiscales, mejor por escrito o escaneando una tarjeta con ellos.
3. Emitir la factura desde la caja o el programa, no a mano en un papel aparte.
4. Si el cliente la pide días después, emitirla vinculada a la venta original, no como una venta nueva.

Numeración y series

Las facturas simplificadas deben ir numeradas de forma correlativa, como cualquier factura. Lo práctico es usar series separadas: una para simplificadas, otra para facturas completas y otra para rectificativas. Si hay varias cajas o locales, una serie por cada uno evita duplicados. Más detalles en el artículo sobre numeración de facturas.

Ticket, factura simplificada y sistemas de facturación

Hoy, el documento que entrega una caja registradora es una factura simplificada, aunque coloquialmente se siga llamando ticket. Por eso, los programas de caja y TPV están afectados por las obligaciones sobre sistemas informáticos de facturación, conocidas como Verifactu. Si usas un TPV, pregunta a tu proveedor si cumple los requisitos y consulta el artículo sobre qué es Verifactu.

Errores habituales

• Emitir simplificadas en operaciones que superan el límite o que no lo permiten.
• Entregar a un cliente empresa una simplificada sin sus datos y sin cuota desglosada, que luego no le sirve.
• Mezclar en una misma serie simplificadas y facturas completas.
• Emitir una factura completa por una venta que ya tenía su simplificada, sin vincularlas, de modo que la venta queda duplicada.

Preguntas frecuentes

¿Un autónomo puede deducirse un ticket?

Solo si es una factura simplificada que incluye su NIF, su domicilio y la cuota de IVA desglosada, o si le entregan una factura completa. Un ticket sin esos datos no permite deducir el IVA.

¿Puede un profesional emitir facturas simplificadas?

Depende del tipo de operación, del importe y del cliente. Para servicios a empresas lo normal es emitir factura completa, entre otras cosas porque puede haber retención. Consulta tu caso con la gestoría.

¿Tengo que guardar copia de las facturas simplificadas?

Sí. Igual que con las demás facturas, debes conservar una copia o el registro correspondiente durante los plazos legales. Los sistemas de caja suelen guardarlas, pero conviene hacer copias de seguridad.